Cómo Evitar Dobles Reservas en Tu Alquiler Vacacional

¿Por qué ocurre el overbooking?

Las dobles reservas en los alquileres vacacionales ocurren cuando utilizas varias plataformas para aumentar las posibilidades de recibir huéspedes. Al insertar el anuncio en más de un portal de alquiler vacacional, puede darse la posibilidad de que, en cuestión de minutos, dos usuarios reserven el mismo apartamento, por ejemplo, un huésped en Booking y otro en Holidu, sin darte tiempo a actualizar manualmente el calendario. Otro factor que puede determinar un overbooking es el uso de un sitio web de alquiler vacacional propio: también en este caso, un retraso en la actualización puede llevar a recibir una reserva de más, imposible de gestionar para el anfitrión.

Overbooking: ¿cómo alquilar mi casa de vacaciones con tranquilidad?

Tienes a tu disposición varias herramientas útiles para evitar las dobles reservas. Aquí te mostramos las más comunes y eficaces.

Activa las notificaciones inmediatas

Recibir en tu smartphone y por correo electrónico la notificación inmediata de una reserva te permite actuar rápidamente para eliminar la disponibilidad de los otros canales. Siempre es recomendable instalar en el móvil todas las aplicaciones relacionadas con las plataformas que utilizas para anunciar un alojamiento para vacaciones y activar las notificaciones emergentes: considerando que el smartphone generalmente se mantiene a mano, es el mejor sistema para estar constantemente actualizado y mejorar la gestión de las reservas de alquileres vacacionales. Sin embargo, se desaconseja proceder con la actualización manual de los calendarios. Este método, de hecho, además de ser obsoleto, resulta muy arriesgado. Una pequeña distracción o un momento de ausencia, como estar ocupado en otras actividades laborales, conducir o hacer deporte, te expondría al peligro de recibir dobles reservas. Además, la actualización manual no garantiza una sincronización realmente inmediata, ni siquiera con tu máxima rapidez, y no es compatible con la recepción de reservas de última hora.

Deshabilita la reserva inmediata

La reserva inmediata es una opción muy conveniente para los anfitriones, ya que permite recibir reservas sin necesidad de aprobarlas. El huésped, por lo tanto, completa todo el proceso de forma autónoma, sin que sea necesaria tu confirmación. Es un filtro muy utilizado por quienes reservan de última hora y permite mejorar la visibilidad de tu anuncio dentro de la plataforma de alquiler. Sin embargo, al habilitar las confirmaciones inmediatas en todas las plataformas, corres un alto riesgo de overbooking. Para encontrar un buen compromiso, puedes habilitar la función en una sola OTA, insertando la aprobación personal en todas las demás agencias donde hayas puesto el anuncio.

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Holidu, Airbnb y Booking: Cómo evitar dobles reservas con la sincronización de calendarios

El sistema más profesional, seguro y conveniente para alquilar un apartamento para vacaciones en varias plataformas y en tu propio sitio web es la sincronización automática de calendarios. Para proceder, tienes a tu disposición dos opciones diferentes:

• iCal: Es un formato de archivo que sirve precisamente para realizar la sincronización de los calendarios de alquileres. Es, sin duda, un sistema válido para evitar la doble reserva de Booking y otros portales, ya que procede automáticamente con las actualizaciones entre las diversas OTAs. Además, iCal es gratuito. Sin embargo, el sistema presenta limitaciones. Por ejemplo, la actualización no se produce en tiempo real, sino que requiere algunos minutos para completarse. Esto expone, aunque de forma limitada, al peligro de recibir varias reservas para el mismo alojamiento. Además, con iCal no se accede a una gestión centralizada de las plataformas y el único dato sincronizado es el relativo al calendario, excluyendo, por tanto, los precios y las políticas de cancelación. iCal es un buen recurso si gestionas una sola casa de vacaciones, menos indicado para profesionales que se ocupan de varias propiedades.

• Channel manager: Son software desarrollados específicamente para la gestión de reservas de alquileres vacacionales y compatibles con todas las plataformas de reserva y con los sitios web. Los channel managers ofrecen diversas funciones, entre ellas la sincronización en tiempo real de los calendarios que, al ser instantánea, elimina toda posibilidad de overbooking. Otra ventaja de los channel managers es el control de todas las casas de vacaciones a través de una única plataforma: esto permite gestionar con mayor facilidad los precios, los mensajes entrantes y las políticas de cancelación, además de las reseñas. A la luz de estas ventajas, se trata de software esenciales si gestionas varias casas de vacaciones y si quieres obtener un control simplificado de cada aspecto de tu actividad. Por el contrario, los channel managers implican una suscripción y requieren un aprendizaje inicial del sistema, comenzando por la inserción de las diversas plataformas.

Constante atención a los detalles

Aunque hayas adoptado las mejores precauciones para evitar el overbooking, utilizando sistemas automatizados y activando las notificaciones en el smartphone, recuerda cuidar a la perfección cada detalle:

• Mantén una comunicación impecable con tus huéspedes. Cuando recibas una reserva, envía una confirmación en la que resumas los diversos detalles, como las fechas y horas de check-in y check-out.
• Utiliza recordatorios automáticos para acordarte de enviar las instrucciones principales pocos días antes del check-in.
• Mantén siempre bajo control los calendarios: podrías tener fechas no disponibles por otras razones, como obras en el inmueble o compromisos que no te permitan estar presente para el check-in.

Cómo gestionar el overbooking

En caso de doble reserva, debes mostrarte preparado y razonable para resolver el inconveniente de la mejor manera, tratando de protegerte de reseñas negativas, que podrían influir de forma determinante en tu reputación y en la visibilidad de tu anuncio en los resultados de búsqueda de la agencia de alquiler. Veamos las estrategias más provechosas a adoptar cuando se produce un overbooking:

• Encuentra la reserva más reciente, ya que es la que debes cancelar.
• Contacta rápidamente al cliente que no podrá ser alojado, disculpándote por las molestias causadas y explicando las razones por las que se produjo el problema.
• Intenta encontrar una solución para el inconveniente: si dispones de otro apartamento, libéralo rápidamente, u ofrécete a encontrar personalmente un alojamiento similar al tuyo. Mostrar atención hacia el huésped reduce el riesgo de recibir una reseña negativa o una solicitud de compensación.
• Reembolsa rápidamente la suma recibida: esto es un indicio de tu buena fe.
• Piensa en una compensación, como por ejemplo un bono de regalo para una reserva posterior.

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