Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

Esta guía te explica cómo configurar la función de Check-in en Línea (Check-in Avanzado) desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. La función se basa en la experiencia regulatoria local de los equipos regionales de Holidu, para que puedas cumplir con la normativa sin necesidad de aprender cada proceso de la autoridad desde cero.

1. Registro con el portal gubernamental responsable

Antes de activar la función en Holidu, debes registrar tu alojamiento en la autoridad local correspondiente. Estos son los pasos y los recursos disponibles por país:

País/Región	Autoridad	Guía de conexión
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar a Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in de Huéspedes en Italia | Reporte Estadístico en Italia

Este paso es obligatorio antes de continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de arrendatario o alojamiento, que deberás introducir en tu cuenta de Holidu para establecer la conexión.

2. Cómo conectar tu propiedad a la autoridad usando la función de Check-in en Línea

1. Desde tu aplicación de Holidu, ve al menú lateral izquierdo, haz clic en «Herramientas» y selecciona «Check-in en Línea».
   
2. Verás tu lista de propiedades. Haz clic en el botón «Configurar» junto a la propiedad que deseas conectar a la policía o autoridad.
   
3. Una pantalla mostrará la lista de tus propiedades, incluyendo el estado de conexión de cada una. Haz clic en la propiedad específica que deseas conectar.
   
4. Completa el formulario con los detalles del país donde se encuentra la propiedad.
   
5. Desplázate hacia abajo, haz clic en «Activar envío automático a policía», selecciona la autoridad correcta e introduce tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos. No utilices tus credenciales de Holidu aquí; usa las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad.
   
6. Haz clic en «Validar».
7. Una vez activado correctamente, haz clic en «Guardar cambios» al final del formulario.
8. Si no aparece ningún mensaje de error, tu propiedad está ahora conectada a la autoridad responsable.
9. Para evitar errores, asegúrate de lo siguiente:
   • Usa el código fiscal de anfitrión correcto. Este es tu número de identificación, o el NIE si no eres español.
   • Introduce tu número de identificación o NIE completo, incluyendo todos los ceros.
   • Usa las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad local, no tu inicio de sesión de Holidu.
10. Ahora puedes cerrar el formulario y verificar que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que debes esperar:

3.1 Proceso para el huésped

1. Después de la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario seguro de check-in en línea.
   
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluido el escaneo de documentos (pasaporte o DNI). Esto debe repetirse para todos los que viajan con él.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún así no cumple, puedes completar los datos en su nombre.

⏰ A las 23:00 del día de check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de Reservas

En los detalles de la reserva, el estado de cada reserva se muestra de la siguiente manera:

Estado	Imagen/Descripción
Iniciado, pero faltan datos
Datos de huésped completos pero aún no transferidos (porque la fecha de check-in está en el futuro)
Datos de huésped transferidos exitosamente a la autoridad
Error al reportar los datos

3.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes o completa manualmente el formulario a través de la vista de detalles de la reserva. 5 días antes del check-in, tus huéspedes recibirán un recordatorio automático con un enlace al formulario de check-in nuevamente.
❌ Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales que agregaste en tu cuenta de Holidu sean correctas. Si ya las has comprobado y el error persiste, ponte en contacto con el soporte para que te ayude a resolver el problema.

4. Cómo descargar el libro de huéspedes

1. Ve a la función de check-in en línea.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en «Detalles».
   
3. En el área superior de la ventana emergente que se abre, encuentra la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y luego haz clic en «Descargar todo».
   

5. Cómo completar manualmente los datos del huésped

1. Una vez en la ventana de Check-in en Línea, haz clic en la pestaña de reservas.
   
2. Verás la lista de reservas, identificadas por el nombre del huésped principal. También hay una columna que muestra el estado de los datos y la transferencia.
   
3. Si haces clic en «Información de estado», mostrará el significado de cada icono según su color.