Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

Esta guía te explicará cómo configurar la función de Check-in en Línea desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. La función se basa en la experiencia regulatoria local de los equipos regionales de Holidu, por lo que puedes mantenerte conforme sin necesidad de aprender cada proceso de autoridad desde cero.

1. Registro con el portal gubernamental responsable

Antes de activar la función en Holidu, necesitas registrar tu alojamiento en la autoridad local correspondiente. A continuación, encontrarás los enlaces para todos los países y regiones compatibles:

País/Región	Autoridad	Instrucciones
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Portal de SES.Hospedajes | Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Portal de Mossos | Conectar a Mossos d'Esquadra
País Vasco	Ertzaintza	Portal de Ertzaintza | Conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Portal de SIBA | Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in en Italia | Reporte Estadístico en Italia

Este paso es obligatorio antes de continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de arrendador o alojamiento, que introducirás en tu cuenta de Holidu para configurar la conexión.

2. Cómo conectar tu propiedad a la autoridad usando la función de Check-in en Línea

1. Desde la aplicación de Holidu, ve al menú lateral izquierdo, haz clic en "Herramientas" y selecciona "Check-in en Línea".
2. Verás tu lista de propiedades. Haz clic en el botón "Configurar" junto a la propiedad que deseas conectar a la policía o autoridad.
3. Se mostrará una pantalla con la lista de tus propiedades, incluido el estado de conexión de cada una. Haz clic en la propiedad específica que deseas conectar.
4. Completa el formulario con los detalles del país donde se encuentra la propiedad.
5. Desplázate hacia abajo, haz clic en "Activar envío automático a policía", selecciona la autoridad correcta e introduce tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos. No uses tus credenciales de Holidu aquí — usa las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad.
6. Haz clic en "Validar".
7. Una vez activado con éxito, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario.
8. Si no aparece ningún mensaje de error, tu propiedad ya está conectada a la autoridad responsable.
9. Para evitar errores, asegúrate de lo siguiente:
   • Usa el código fiscal del anfitrión correcto. Este es tu número de identificación o el NIE si no eres español.
   • Introduce tu número de identificación o NIE completo, incluidos todos los ceros.
   • Usa las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad local — no tu inicio de sesión de Holidu.
10. Ahora puedes cerrar el formulario y ver que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que puedes esperar:

3.1 Proceso para el huésped

Una vez completada la configuración, esto es lo que puedes esperar:

1. Después de la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario seguro de check-in en línea.
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluido el escaneo de documentos (pasaporte o identificación). Esto debe repetirse para cada persona que viaje con ellos.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún así no cumplen, puedes completar los datos en su nombre.

⏰ A las 23:00 horas del día de check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de reservas

En los detalles de la reserva, el estado de cada reserva se muestra de la siguiente manera:

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Iniciado, pero con datos faltantes	Icono de datos incompletos	Aquí ves si tus huéspedes ya han comenzado el proceso. Hasta que se complete para cada persona que viaja con ellos, el estado se mostrará como incompleto.	Verifica con los huéspedes y solicita la finalización si es necesario.
Datos del huésped completos pero no transferidos aún (porque la fecha de check-in está en el futuro)	Icono de datos completos, no transferidos	Datos del huésped recopilados pero pendientes de envío a la autoridad.	Espera hasta la fecha de check-in o envía manualmente si está permitido.
Datos del huésped transferidos exitosamente a la autoridad	Icono de transferencia exitosa	Los datos se han transmitido exitosamente.	No se requiere acción.
Error al reportar los datos	Icono de error	Ocurrió un error durante la transferencia de datos.	Revisa el mensaje de error, verifica las credenciales e intenta de nuevo o contacta soporte.

3.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes o completa manualmente el formulario a través de la vista de detalles de la reserva. 5 días antes del check-in, los huéspedes recibirán un recordatorio automático con un enlace al formulario de check-in nuevamente.
❌ Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales que agregaste en tu cuenta de Holidu sean correctas. Si el error persiste, contacta a soporte para obtener ayuda.

4. Cómo descargar el libro de huéspedes

1. Ve a la función de check-in en línea.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".
3. En el área superior de la ventana emergente que se abre, busca la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y luego haz clic en "Descargar todo".

5. Cómo rellenar manualmente los datos del huésped

1. Una vez en la ventana de Check-in en Línea, haz clic en la pestaña de reservas.
2. Verás la lista de reservas, identificadas por el nombre del huésped principal. También hay una columna que muestra el estado de los datos y la transferencia.
3. Si haces clic en "Información del estado", se mostrará el significado de cada icono según su color.
4. Haz clic en el nombre del huésped para abrir la página de "detalles del huésped", donde puedes rellenar su información.

6. Entender los colores de estado básicos

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Todos los huéspedes registrados	Azul • ¡Completado!	El huésped ha introducido toda la información requerida; los datos están listos para envío (si corresponde).	No se requiere acción; verifica los detalles si las normas locales requieren revisión.
Check-in del huésped pendiente	Gris • ¡En progreso!	El huésped aún no ha completado todos los campos requeridos.	Contacta al huésped para completar los detalles faltantes.
Envío a policía exitoso	Azul • ¡Enviado!	Los datos del huésped se transmitieron a las autoridades según lo requerido.	Procede con la comunicación estándar previa a la llegada.
Envío a policía fallido	Rojo • ¡Fallido!	Ocurrió un error durante la transmisión de datos a las autoridades.	Verifica la validez de los datos; escala a soporte si el problema persiste.

Nota importante: si la transferencia de datos falló porque la conexión a las autoridades no se configuró correctamente, tendrás que corregir la conexión a las autoridades, corregir la información del huésped para que no haya campos faltantes y luego usar la opción de reenvío manual.