Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

Esta guía te explica cómo configurar la función de check-in en línea desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. La función se basa en la experiencia regulatoria local de los equipos regionales de Holidu, para que puedas mantenerte en cumplimiento sin necesidad de aprender cada proceso de autoridad por tu cuenta.

1. Registro con el portal gubernamental correspondiente

Antes de activar la función en Holidu, necesitas registrar tu alojamiento con la autoridad local correspondiente. Aquí encontrarás los enlaces para todos los países y regiones soportados:

Región	Autoridad	Guía de conexión
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Sitio oficial de SES.Hospedajes | Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Sitio oficial de Mossos d'Esquadra | Cómo conectar a Mossos d'Esquadra
País Vasco	Ertzaintza	Sitio oficial de Ertzaintza | Cómo conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Sitio oficial de SIBA | Preguntas frecuentes sobre SIBA y Holidu
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de check-in en Italia | Informes estadísticos en Italia

Este paso es obligatorio antes de continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de arrendatario o alojamiento, que introducirás en tu cuenta de Holidu para configurar la conexión.

2. Cómo conectar tu propiedad a la autoridad usando la función de check-in en línea

1. Desde tu aplicación de Holidu, ve al menú lateral izquierdo, haz clic en "Herramientas" y selecciona "Check-in en línea".
2. Verás una lista de tus propiedades. Haz clic en el botón "Configurar" junto a la propiedad que deseas conectar a la policía o autoridad.
3. Aparecerá una pantalla mostrando la lista de tus propiedades, incluido el estado de conexión para cada una. Haz clic en la propiedad específica que deseas conectar.
4. Completa el formulario con los detalles del país donde se encuentra la propiedad.
5. Desplázate hacia abajo, haz clic en "Activar envío automático a la policía", selecciona la autoridad correcta e introduce tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos. No uses tus credenciales de Holidu aquí — usa las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad.
6. Haz clic en "Validar".
7. Una vez activado correctamente, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario.
8. Si no aparece ningún mensaje de error, tu propiedad ahora está conectada a la autoridad responsable.
9. Para evitar errores, asegúrate de lo siguiente:
   • Usa el código fiscal de anfitrión correcto. Este es tu número de identificación o el NIE si no eres español.
   • Introduce tu número de identificación o NIE completo, incluidos todos los ceros.
   • Usa las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad local — no tu acceso a Holidu.
10. Ahora puedes cerrar el formulario y verás que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que debes esperar:

3.1 Proceso para el huésped

1. Después de la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario de check-in en línea seguro.
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluido el escaneo de documentos (pasaporte o DNI). Esto debe repetirse para cada persona que viaje con ellos.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún no cumple, puedes completar los datos en su nombre.

⏰ A las 11:00 PM del día de check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de reserva

En los detalles de la reserva, el estado de cada reserva se muestra de la siguiente manera:

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Iniciado, pero faltan datos		Aquí ves si tus huéspedes ya han comenzado el proceso. Hasta que se complete para cada persona que viaja con ellos, el estado se mostrará como incompleto.	Verifica con los huéspedes y solicita que completen si es necesario.
Datos del huésped completos pero no transferidos (porque la fecha de check-in está en el futuro)		Datos del huésped recopilados pero pendientes de envío a la autoridad.	Espera hasta la fecha de check-in o envía manualmente si está permitido.
Datos del huésped transferidos exitosamente a la autoridad		Los datos se han transmitido correctamente.	No se requiere acción. Verificación completada.
Error en la notificación de datos		Se ha producido un error durante la transferencia de datos.	Revisa el mensaje de error, verifica las credenciales e intenta de nuevo o contacta con soporte.

3.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes que completen el formulario o complétalo manualmente tú mismo mediante la vista de detalles de la reserva. 5 días antes del check-in, los huéspedes recibirán un recordatorio automático con un enlace al formulario de check-in nuevamente.
❌ Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales que agregaste en tu cuenta de Holidu sean correctas. Si el error persiste, comunícate con soporte para obtener ayuda.

4. Cómo descargar el registro de huéspedes

1. Ve a la función de check-in en línea.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el registro de huéspedes, haz clic en "Detalles".
3. En el área superior de la ventana emergente que se abre, encuentra la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y luego haz clic en "Descargar todo".

5. Cómo rellenar manualmente los datos del huésped

1. Una vez en la ventana de check-in en línea, haz clic en la pestaña de reservas.