Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

Esta guía te explica cómo configurar la función de Check-in en línea desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. La función se basa en la experiencia regulatoria local de los equipos regionales de Holidu, para que puedas cumplir con las normativas sin necesidad de aprender cada proceso de autoridad por tu cuenta.

1. Registro con el portal del gobierno responsable

Antes de activar la función en Holidu, debes registrar tu alojamiento ante la autoridad local competente. Aquí te mostramos las opciones disponibles por país y región:

Región	Autoridad	Guía de configuración
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar con Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectar con Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in de huéspedes en Italia y Reportes estadísticos en Italia

Este paso es obligatorio antes de continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de arrendador o alojamiento que deberás introducir en tu cuenta de Holidu para configurar la conexión.

2. Cómo conectar tu propiedad a la autoridad usando la función de Check-in en línea

1. Desde tu aplicación de Holidu, ve al menú del lado izquierdo, haz clic en "Herramientas" y selecciona "Check-in en línea".
2. Verás una lista de tus propiedades. Haz clic en el botón "Configurar" junto a la propiedad que deseas conectar con la policía o autoridad.
3. Una pantalla mostrará la lista de tus propiedades, incluyendo el estado de conexión de cada una. Haz clic en la propiedad específica que deseas conectar.
4. Completa el formulario con los detalles del país donde se encuentra la propiedad.
5. Desplázate hacia abajo, haz clic en "Activar envío automático a la policía", selecciona la autoridad correcta e introduce tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos. No utilices tus credenciales de Holidu aquí, utiliza las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad.
6. Haz clic en "Validar".
7. Una vez activado correctamente, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario.
8. Si no aparece ningún mensaje de error, tu propiedad está ahora conectada a la autoridad responsable.
9. Para evitar errores, asegúrate de lo siguiente:
   • Usa el código fiscal del anfitrión correcto. Este es tu número de identificación o el NIE si no eres español.
   • Introduce tu número de identificación completo o NIE, incluyendo todos los ceros.
   • Usa las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad local, no tu inicio de sesión de Holidu.
10. Ahora puedes cerrar el formulario y ver que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que puedes esperar:

3.1 Proceso para el huésped

1. Después de la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico o mensaje con un enlace a un formulario de check-in en línea seguro.
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluyendo escaneo de documentos (pasaporte o identificación). Esto debe repetirse para todos los que viajen con ellos.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún así no cumplen, puedes completar los datos en su nombre.
5. A las 23:00 del día del check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de Reservas

En los detalles de la reserva, el estado de cada reserva se muestra de la siguiente manera:

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Iniciado, pero faltan datos	Iniciado, pero faltan datos	Aquí puedes ver si tus huéspedes ya han comenzado el proceso. Hasta que esté completo para todas las personas que viajen con ellos, el estado se mostrará como incompleto.	Verifica con los huéspedes e impulsa su finalización si es necesario.
Datos del huésped completos pero aún no transferidos (porque la fecha de check-in es futura)	Datos completos, no transferidos	Datos del huésped recopilados pero pendientes de envío a la autoridad.	Espera hasta la fecha de check-in o envía manualmente si se permite.
Datos del huésped transferidos exitosamente a la autoridad	Transferido	Los datos han sido transmitidos exitosamente.	No se requiere acción.
Error en la presentación de datos	Error	Ocurrió un error durante la transferencia de datos.	Revisa el mensaje de error, verifica las credenciales e intenta de nuevo o contacta con soporte.

3.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes o completa el formulario manualmente a través de la vista de detalles de la reserva. 5 días antes del check-in, los huéspedes recibirán un recordatorio automático con un enlace al formulario de check-in nuevamente.
Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales que agregaste en tu cuenta de Holidu sean correctas. Si el error persiste, comunícate con soporte para obtener ayuda.

4. Cómo descargar el libro de huéspedes

1. Ve a la función de check-in en línea.
2. Junto a la propiedad para la cual deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".
3. En el área superior del pop-up que se abre, busca la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y luego haz clic en "Descargar todo".

5. Cómo completar manualmente los datos del huésped

1. Una vez en la ventana de Check-in en línea, haz clic en la pestaña de reservas.
2. Verás la lista de reservas, identificadas por el nombre del huésped principal. También hay una columna que muestra el estado de los datos y la transferencia.
3. Si haces clic en "Información de estado", mostrará el significado de cada icono según su color.
4. Haz clic en el nombre del huésped para abrir la página "detalles del huésped", donde puedes completar su información.

6. Entendiendo los colores básicos de estado

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Todos los huéspedes registrados	Azul • ¡Completado!	El huésped ha introducido toda la información requerida; los datos están listos para su envío (si aplica).	No se requiere acción; verifica los detalles si las reglas locales lo requieren.
Check-in del huésped pendiente	Gris • ¡En progreso!	El huésped aún no ha completado todos los campos requeridos.	Contacta al huésped para completar los detalles faltantes.
Envío a policía exitoso	Azul • ¡Enviado!	Los datos del huésped fueron transmitidos a las autoridades según lo requerido.	Procede con la comunicación estándar previa a la llegada.
Envío a policía fallido	Rojo • ¡Fallido!	Ocurrió un error durante el envío de datos del huésped a las autoridades.	Verifica la validez de los datos; escala a soporte si el problema persiste.

Nota importante: Si la transferencia de datos falló porque la conexión a las autoridades no se configuró correctamente, deberás corregir la conexión con las autoridades, corregir la información del huésped para que no haya campos faltantes y luego usar la opción de reenvío manual.

7. Cómo intentar enviar datos a las autoridades manualmente

Si el envío automático falló, puedes intentar enviar los datos manualmente, pero es importante verificar que la conexión esté reparada y que los datos requeridos del huésped estén completos:

1. Asegúrate de que las credenciales estén corregidas y los datos del huésped estén completos.
2. Haz clic en "Enviar datos del huésped manualmente".

Preguntas frecuentes sobre la función de check-in en línea

¿Cuándo debo registrar mi propiedad ante la autoridad?

Debes registrar tu propi