Nota importante: Esta funcionalidad se encuentra actualmente en expansión y es posible que no esté disponible en ciertos países todavía. Si no puedes encontrar tu autoridad para seleccionar en la configuración, significa que aún no está disponible para ti.

¿Qué es la funcionalidad de Check-in Online?

La funcionalidad de Check-in Online es una herramienta que automatiza la recopilación y transferencia de datos de huéspedes a las autoridades locales competentes. Permite que tus huéspedes completen un formulario seguro con sus datos personales y documentación, que luego se envía automáticamente a la autoridad correspondiente de tu país o región.

¿Por qué necesitas hacer esto?

En muchos países como España, Italia, Portugal y Alemania, los anfitriones están obligados legalmente a recopilar y enviar información de los huéspedes a las autoridades locales poco después de la llegada. Esta regulación ayuda a garantizar la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento de las leyes locales. No cumplir con estas normas puede resultar en sanciones o multas.

¿Cómo te beneficias de la transferencia automática?

La funcionalidad de Check-in Online en tu cuenta de Holidu automatiza este proceso, reduciendo significativamente tu carga administrativa. Estos son tus principales beneficios:

• Cumplimiento legal con mínimo esfuerzo
• Transferencia automática de datos de huéspedes a la autoridad correcta
• Libro de huéspedes digital que puedes descargar en cualquier momento para inspecciones
• Recordatorios automáticos y comunicación con huéspedes integrados
• Completamente gratuito para los anfitriones de Holidu
• Manejo seguro y conforme con la privacidad de datos sensibles de huéspedes

¿Cómo configurarlo?

Antes de activar la funcionalidad en Holidu, necesitas registrar tu alojamiento con la autoridad local correspondiente. Actualmente soportamos España, Portugal, Alemania e Italia (próximamente).

Región	Autoridad	Guía de configuración
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar con SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar con Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectar con Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar con SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web (actualmente pausado)	Funcionalidad de Check-in de Huéspedes en Italia

Después de obtener tus credenciales, sigue este artículo para aprender cómo configurar tu funcionalidad de Check-in Online.

¿Cómo funciona para los huéspedes?

Una vez que la configuración esté completa, esto es lo que deben esperar tus huéspedes:

1. Después de realizar la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o un mensaje) con un enlace a un formulario seguro de check-in online.
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluyendo el escaneo de documentos (pasaporte o ID). Este proceso debe repetirse para todos los que viajen con ellos.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se enviarán recordatorios automáticos para recordarle sus obligaciones. En caso de que tus huéspedes no cumplan, siempre puedes completar los datos por ellos.

⏰ A las 23:00 del día de llegada, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

¿Cómo descargar mi libro de huéspedes?

1. Ve a la funcionalidad de check-in online
2. Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles"

1. En el área superior de la ventana emergente que se abre, encuentra la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y encontrarás el botón "Descargar todo".

Preguntas frecuentes

¿Por qué Holidu ofrece esta funcionalidad?

La ley local requiere que los anfitriones registren todos los huéspedes ante las autoridades locales. Esta herramienta automatiza el proceso, garantiza el cumplimiento legal y ahorra tiempo a los anfitriones.

¿A qué autoridades puedo conectarme?

Depende de tu región; debes conectarte a la autoridad específica para tu país y región.

¿Es obligatorio el registro ante las autoridades?

Sí.

¿Puedo usar esta funcionalidad para todos los tipos de reservas?

Solo las reservas creadas a través de canales soportados por Holidu son elegibles. Las reservas manuales e importaciones basadas en iCal no son soportadas.

¿Puedo enviar datos de huéspedes de reservas anteriores?

No. El formulario online solo se activa para reservas futuras. Las reservas realizadas antes de habilitar la conexión con policía no están cubiertas. Debes registrarlas manualmente en el portal de tu autoridad correspondiente.

¿Qué datos de huéspedes se recopilan y envían?

Detalles personales (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo/número de ID, etc.). Solo se muestra al anfitrión el mínimo de datos requerido (nombre, edad). Los datos completos se envían de forma segura a las autoridades.

¿Tendré acceso a los datos de los huéspedes?

Solo mostramos los nombres y edades de los huéspedes a nuestros anfitriones, que es la información requerida para el libro de huéspedes. No mostramos información adicional, como números de ID.

¿Qué sucede si los huéspedes proporcionan su información y luego cancelan la reserva?

Si el huésped cancela su reserva, los datos no se enviarán a las autoridades.

¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes proporcionen sus datos?

No enviamos notificaciones en estos casos. Sin embargo, podrás ver si los huéspedes han proporcionado sus datos para cada una de las reservas.

¿Los niños necesitan ser registrados?

Sí, todos los huéspedes deben ser registrados independientemente de la edad. Para menores españoles menores de 14 años, no se requieren ID y firma, pero debe constar la relación del adulto responsable.

¿Qué sucede si los huéspedes no completan el formulario?

Recibirán un recordatorio automático 5 días antes del día de llegada. Si aún así está incompleto, el anfitrión puede:

• Completar el formulario manualmente en presencia del huésped
• Reenviar el enlace

Los datos deben enviarse antes de las 23:00 en el día de llegada para beneficiarse de nuestra conexión automatizada.

¿Puedo completar el formulario por mis huéspedes?

Sí, directamente desde la pantalla de detalles de la reserva. También puedes escanear su ID o ingresar datos manualmente durante el check-in.

¿Puedo modificar datos después de enviarlos?

No. Una vez enviados a la autoridad, los datos no pueden editarse. Si hay un error, contacta con el soporte de Holidu o vuelve a ingresar los datos manualmente en el portal de tu autoridad directamente.

¿Cuándo se envían los datos a la autoridad?

Automáticamente a las 23:00 del día de llegada. Los anfitriones son responsables de asegurar que los datos estén completos antes de esta hora.

¿Los colaboradores tienen acceso a esta funcionalidad?

No. Solo las cuentas principales (con derechos de editor) pueden configurar conexiones. Los colaboradores pueden ver el formulario en los detalles de la reserva pero no pueden activarlo o gestionarlo.

¿Qué sucede si mis credenciales de autoridad cambian o expiran?

Necesitarás actualizarlas manualmente en Holidu. Las contraseñas expiradas pueden causar un fallo en la transferencia de datos. Siempre verifica el estado de la conexión en la sección "Cuenta".

¿Se requiere legalmente el libro de huéspedes?

Sí. El libro de huéspedes actúa como tu registro digital para inspecciones policiales y debe conservarse durante 3 años, según el Real Decreto 933/2021.

¿Funcionaría esto para propiedades múltiples?

Funcionaría para propiedades multi-unidad, pero la configuración debe completarse por separado para cada unidad. Actualmente, no existe la opción de aplicar la configuración a todas las unidades a la vez.