Mi huésped solicita una factura, ¿qué debo hacer?

Si un huésped solicita una factura o recibo, tú como anfitrión eres responsable de proporcionarla.

Holidu no puede emitir facturas a los huéspedes porque no somos el proveedor legal del alojamiento. Solo proporcionamos facturas de comisión a ti (el anfitrión o gestor de la propiedad).

¿Por qué necesito emitir una factura?

Holidu facilita el pago entre el huésped y tú, el anfitrión.

Deducimos nuestra comisión antes de tu pago, pero legalmente sigues siendo el proveedor del servicio y, por lo tanto, eres responsable de emitir facturas o recibos a tus huéspedes.

Importante:

• Las facturas deben reflejar el importe total pagado por el huésped.
• Solo emite facturas después de que el huésped se haya marchado.
• Las normas fiscales locales pueden variar. Consulta con tu asesor fiscal si tienes dudas.

¿Tengo obligación legal de emitir facturas?

Sí. Los anfitriones están legalmente obligados a proporcionar a los huéspedes una factura o recibo por su estancia.

Holidu solo facilita el pago y no es el proveedor legal del alojamiento, lo que significa que tú como anfitrión o gestor de la propiedad sigues siendo totalmente responsable de la facturación.

Para los anfitriones profesionales que operan con un número de IVA válido, emitir una factura al final de cada estancia es obligatorio, independientemente de si el huésped la solicita específicamente o no. Esto ayuda al cumplimiento de las normas tributarias y contables locales.

Nota para propiedades ubicadas en las Islas Canarias:

Las Islas Canarias no aplican el IVA del territorio peninsular español. En su lugar, se aplica el impuesto indirecto local IGIC. Las facturas emitidas para propiedades ubicadas en las Islas Canarias no deben incluir IVA, sino que deben seguir las normas del IGIC.

¿Qué es la Herramienta de Facturación para Huéspedes?

Para facilitar las cosas, Holidu proporciona la Herramienta de Facturación para Huéspedes, disponible en tu cuenta de anfitrión. Esta herramienta ayuda a los anfitriones a crear facturas legalmente compliant directamente desde su cuenta de Holidu.

Características principales

• Creación de facturas de autoservicio: Genera, edita y emite facturas para cada reserva confirmada.
• Legalmente compliant: Cumple con las normas fiscales locales y de la UE.
• Flujo de trabajo flexible: Comienza con un borrador, revisa los detalles y emite cuando estés listo.
• Servicios adicionales: Crea facturas adicionales para servicios extra como comidas, traslados o bicicletas eléctricas.

Ten en cuenta que una vez emitida una factura, no se puede editar ni modificar. Si tienes dudas, elige "Guardar y cerrar" para mantenerla como borrador. Una vez selecciones "Guardar y emitir", se convierte en final e inmodificable.

Para corregir un error, debes cancelar la factura y emitir una nueva.

¿Dónde encontrar la Herramienta de Facturación para Huéspedes?

Hay dos formas de acceder a ella:

Opción 1:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas múltiples propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña "Financiero" en el lado izquierdo.
3. Luego selecciona Facturas para huéspedes.

Opción 2:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas múltiples propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña Reservas en el lado izquierdo. Luego selecciona la reserva para la que deseas crear una factura.
3. En Mis ganancias, haz clic en Crear una factura para tus huéspedes.

¿Cómo configurar tu Herramienta de Facturación para Huéspedes?

Para asegurarte de que tus facturas sean profesionales y cumplan con los requisitos fiscales locales, puedes personalizar tus datos y preferencias de visualización en la sección Configuración de tu panel de control.

Actualiza tu perfil de anfitrión y empresa

Asegúrate de que tu información de contacto y legal sea precisa, ya que se utiliza para identificarte en la factura.

• Detalles del anfitrión: Verifica que tu nombre, correo electrónico y nombre de la empresa sean correctos.
• Dirección: Esta es tu dirección empresarial legal o dirección de residencia principal. Haz clic en Editar para actualizar tu nombre de calle, código postal y ciudad.

Personaliza la configuración de visualización de facturas

Puedes controlar exactamente qué información ven tus huéspedes en sus facturas activando las siguientes opciones en Configuración de facturas:

• Mostrar IVA: Actívalo si eres una empresa registrada y necesitas mostrar IVA en las facturas.
• Detalles del pie de página: Puedes elegir mostrar u ocultar tu ID de IVA, ID fiscal personal o IBAN en el pie de página del documento.
• Texto legal del pie de página: Utiliza el cuadro de texto para añadir un "Valor por defecto" personalizado para tu pie de página legal (por ejemplo, un mensaje de agradecimiento o un descargo de responsabilidad legal específico requerido por tu región).

Elige qué empresa emite la factura

Si gestionas propiedades bajo más de una empresa, por ejemplo, como propietario, o si una empresa gestiona la propiedad en tu nombre, ahora puedes controlar cuál se utiliza en cada factura.

Esto se aplica a ti si:

• Eres propietario de la propiedad directamente y también facturas a través de una empresa separada que diriges, o
• Una empresa de gestión maneja la propiedad en tu nombre, y necesitas que tú o esa empresa emitáis la factura.

Qué empresa se utiliza depende de la reserva - seleccionamos automáticamente la que se aplica a esa reserva específica. Si no es correcta, o prefieres facturar como una empresa diferente, puedes cambiarla antes de emitir.

Dónde gestionarlo: Configuración > Facturas. Verás tu perfil predeterminado más los que hayas creado tú mismo. Puedes agregar, renombrar, editar o eliminar un perfil en cualquier momento.

¿Realizaste cambios manualmente? Si editas los detalles de la factura y no coinciden con un perfil guardado, te preguntaremos si deseas guardarlos como uno nuevo, para que no tengas que escribirlos de nuevo la próxima vez.

Números de factura: cada perfil mantiene su propio contador y te advierte antes de un duplicado, por lo que tus números se mantienen limpios sin importar qué empresa uses para facturar.

Paso a paso: crear la factura

1. Selecciona detalles de la reserva: Elige el ID de reserva relevante e idioma preferido. Elige el emisor - lo seleccionamos automáticamente, pero puedes cambiarlo aquí.

1. Añade información del huésped: Ingresa la dirección de facturación del huésped e ID fiscal (si aplica).
2. Revisa y personaliza: El sistema mostrará automáticamente los detalles de la reserva como fechas, nombre de la propiedad e importe total. También puedes añadir un mensaje personalizado bajo el Pie de página legal. El mensaje añadido en el Pie de página legal aparecerá en la factura.

1. Finaliza la factura:

• Cancelar: Descarta el borrador.
• Guardar y cerrar: Mantén como borrador para ediciones posteriores.
• Guardar y emitir: Finaliza la factura. Una vez emitida, no se puede cambiar.

1. Descarga y envía: La factura emitida se puede descargar como PDF y enviar manualmente a tu huésped.

Automatiza tu flujo de trabajo

En Configuración de número de factura automático, puedes elegir:

• Activar generación automática: Actívalo para que el sistema asigne automáticamente un número único a cada factura nueva, ahorrándote tiempo en el registro manual.

Facturación por servicios adicionales

Para facturar por servicios adicionales más allá de la estancia del huésped, primero crea la Factura de estancia y luego genera una Factura adicional por los extras.

ID fiscal personal para anfitriones alemanes

Para anfitriones en Alemania, el ID fiscal personal (SteuerID/IdNr.) no debe mostrarse (esta información no se transferirá automáticamente a todas las facturas, pero el campo estará vacío). El número correcto a utilizar es el Número de impuestos (Steuernummer).

Aquí te explicamos cómo configurar el Número de impuestos (Steuernummer) para que todas las facturas lo incluyan:

1. Ve a Configuración en Facturas en la Herramienta de Facturación para Huéspedes.
2. Ubica el campo Número de impuestos (Steuernummer).
3. Haz clic en Editar.
4. Ingresa manualmente el Número de impuestos (Steuernummer) válido.
5. Guarda la configuración.

Una vez guardado, este número aparecerá por defecto en el formulario de factura.

Recordatorios importantes

• Siempre emite facturas por el importe total pagado por el huésped.
• Solo emite después del check-out.
• La comisión de Holidu se deduce antes del pago, pero debe seguir apareciendo en el importe total.
• Si una reserva se cancela, los huéspedes pueden solicitar una factura de cancelación.
• Holidu proporciona la herramienta, pero tú sigues siendo el emisor oficial de todas las facturas.

Uso de la Herramienta de Facturación para Huéspedes como anfitrión privado

No necesitas ser una empresa registrada para utilizar la