Mi huésped solicita una factura, ¿qué debo hacer?

Si un huésped solicita una factura o recibo, usted como anfitrión es responsable de proporcionarla.

Holidu no puede emitir facturas a los huéspedes porque no somos el proveedor legal del alojamiento. Solo proporcionamos facturas de comisión a usted (el anfitrión o gestor de propiedades).

¿Por qué necesito emitir una factura?

Holidu facilita el pago entre el huésped y usted, el anfitrión.

Deducimos nuestra comisión antes de su pago, pero legalmente usted sigue siendo el proveedor del servicio y, por lo tanto, es responsable de emitir facturas o recibos a sus huéspedes.

Puntos importantes:

• Las facturas deben reflejar el monto total pagado por el huésped.
• Solo emita facturas desde el día de entrada del huésped. Puede preparar el borrador en cualquier momento anterior.
• Las reglas fiscales locales pueden variar: consulte con su asesor fiscal si tiene dudas.

¿Estoy obligado legalmente a emitir facturas?

Sí. Los anfitriones están obligados legalmente a proporcionar a los huéspedes una factura o recibo por su estancia.

Holidu solo facilita el pago y no es el proveedor legal del alojamiento, lo que significa que usted como anfitrión o gestor de propiedades sigue siendo totalmente responsable de la facturación.

Para anfitriones profesionales que operan con un número de IVA válido, emitir una factura al final de cada estancia es obligatorio, independientemente de si el huésped la solicita específicamente. Esto apoya el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables locales.

Nota para propiedades ubicadas en las Islas Canarias:

Las Islas Canarias no aplican el IVA del territorio peninsular español. En su lugar, aplica el impuesto indirecto local IGIC. Las facturas emitidas para propiedades ubicadas en las Islas Canarias no deben incluir IVA, pero deben cumplir con las normas IGIC.

¿Qué es la herramienta de facturación para huéspedes?

Para facilitarle las cosas, Holidu proporciona la Herramienta de Facturación para Huéspedes, disponible en su cuenta de anfitrión. La herramienta le ayuda a crear facturas legalmente conformes directamente desde su cuenta de Holidu.

Características clave

• Creación de facturas de autoservicio: Genere, edite y emita facturas para cada reserva confirmada.
• Legalmente conforme: Apoya el cumplimiento de las normas fiscales locales y de la UE.
• Flujo de trabajo flexible: Comience con un borrador, revise los detalles e emita cuando esté listo.
• Servicios adicionales: Cree facturas adicionales para complementos como comidas, traslados o bicicletas eléctricas.

Tenga en cuenta que una vez que emite una factura, no se puede editar ni enmendar. Si tiene dudas, seleccione "Guardar y cerrar" para mantenerla como borrador. Una vez que selecciona "Guardar y emitir", se convierte en definitiva e inalterada.

Para corregir un error, debe cancelar la factura y emitir una nueva.

¿Dónde encontrar la herramienta de facturación para huéspedes?

Hay dos formas de acceder a ella:

Opción 1:

1. Inicie sesión en su cuenta de Holidu. Si gestiona múltiples propiedades, seleccione la asociada a la reserva.
2. Vaya a la pestaña "Económica" en el lado izquierdo.
3. Luego seleccione Facturas de huéspedes.

Opción 2:

1. Inicie sesión en su cuenta de Holidu. Si gestiona múltiples propiedades, seleccione la asociada a la reserva.
2. Vaya a la pestaña Reserva en el lado izquierdo. Luego seleccione la reserva para la que desea crear una factura.
3. Bajo Mis ganancias, haga clic en Crear una factura para sus huéspedes.

¿Cómo configurar los ajustes de facturación de huéspedes?

Para asegurarse de que sus facturas sean profesionales y cumplan con los requisitos fiscales locales, puede personalizar sus datos y preferencias de visualización en la sección Configuración de su panel.

Actualice su perfil de anfitrión y empresa

Asegúrese de que su información de contacto y legal sea precisa, ya que se utiliza para identificarlo en la factura.

• Detalles del anfitrión: Verifique que su nombre, correo electrónico y nombre de empresa sean correctos.
• Dirección: Esta es su dirección comercial legal o de residencia principal. Haga clic en Editar para actualizar el nombre de la calle, código postal y ciudad.

Personalice los ajustes de visualización de la factura

Puede controlar exactamente qué información ven sus huéspedes en sus facturas alternando las siguientes opciones en Configuración de factura:

• Mostrar IVA: Active esta opción si es un negocio registrado y necesita mostrar el IVA en las facturas.
• Detalles del pie de página: Puede elegir mostrar u ocultar su ID de IVA, ID fiscal personal o IBAN en el pie de página del documento.
• Texto legal del pie de página: Use el cuadro de texto para agregar un "Valor predeterminado" personalizado para su pie de página legal (por ejemplo, una nota de agradecimiento o una exención de responsabilidad legal específica requerida por su región).

Elija qué empresa emite la factura

Si gestiona propiedades bajo más de una empresa (por ejemplo, como propietario, o si una empresa gestiona la propiedad en su nombre), ahora puede controlar cuál se utiliza en cada factura.

Esto se aplica a usted si:

• Es propietario de la propiedad directamente y también factura a través de una empresa separada que dirige, o
• Una empresa de gestión maneja la propiedad en su nombre, y usted o esa empresa necesita emitir la factura.

Qué empresa se utiliza depende de la reserva - seleccionamos automáticamente la que se aplica a esa reserva específica. Si no es correcta, o desea facturar como una empresa diferente, puede cambiarla antes de emitir.

Dónde gestionarlo: Configuración > Facturas. Verá su perfil predeterminado más cualquiera que haya creado usted mismo. Puede agregar, renombrar, editar o eliminar un perfil en cualquier momento.

¿Realizó cambios a mano? Si edita los detalles de la factura y no coinciden con un perfil guardado, le preguntaremos si desea guardarlos como uno nuevo, para que no tenga que escribirlos de nuevo la próxima vez.

Números de factura: cada perfil mantiene su propio contador y le advierte antes de un duplicado, para que sus números se mantengan limpios sin importar qué empresa use para facturar.

Paso a paso: crear la factura

1. Seleccione los detalles de la reserva

Elija el ID de reserva relevante e idioma preferido. Elija el emisor: lo seleccionamos automáticamente, pero puede cambiar aquí.

2. Agregue información del huésped

Ingrese la dirección de facturación del huésped e ID de IVA (si corresponde).

3. Revise y personalice

El sistema mostrará detalles de la reserva como fechas, nombre de la propiedad y monto total automáticamente. También puede agregar un mensaje personalizado bajo el Pie de página legal. El mensaje agregado en el pie de página legal aparecerá en la factura.

ID fiscal personal para anfitriones alemanes

Para anfitriones en Alemania, el ID fiscal personal (SteuerID/IdNr.) no debe mostrarse (esta información no se transferirá automáticamente a todas las facturas, pero el campo estará vacío). El número correcto a usar en su lugar es el Número fiscal (Steuernummer).

Aquí le mostramos cómo configurar el número fiscal (Steuernummer) para que todas las facturas lo incluyan:

1. Vaya a Configuración bajo Facturas en la herramienta de facturas de huéspedes.
2. Localice el campo Número fiscal (Steuernummer).
3. Haga clic en Editar.
4. Ingrese manualmente el Número fiscal (Steuernummer) válido.
5. Guarde la configuración.

Una vez guardado, este número aparecerá por defecto en el formulario de factura.

Recordatorios importantes

• Siempre emita facturas por el monto total pagado por el huésped.
• Solo emita desde el día del check-in. Los borradores se pueden preparar antes, y si un borrador sigue esperando una vez que el huésped se ha ido, le enviaremos un recordatorio por correo electrónico.
• La comisión de Holidu se deduce antes del pago, pero aún debe aparecer en el monto total.
• Si una reserva se cancela, los huéspedes pueden solicitar una factura de cancelación.
• Holidu proporciona la herramienta, pero usted sigue siendo el emisor oficial de todas las facturas.

Usar la herramienta de facturación para huéspedes como anfitrión privado

No necesita ser un negocio registrado para usar la herramienta de facturación para huéspedes. Si alquila su propiedad como anfitrión privado, la herramienta también está disponible para usted y puede facilitar mucho la creación de facturas o recibos para sus huéspedes.

Qué debe tener en cuenta como anfitrión privado

• La herramienta es opcional. No hay obligación de usar la herramienta de facturación para huéspedes. Simplemente está ahí para apoyarlo cuando necesite o desee proporcionar una factura a sus huéspedes.
• Su ID fiscal: en España, por ejemplo, los anfitriones privados pueden usar su DNI o NIE como su ID fiscal al configurar la herramienta.
• Conozca sus reglas locales. Los requisitos de facturación varían según el país y la región. Como anfitrión, usted es responsable de conocer qué regulaciones se aplican a usted y mantenerse en cumplimiento de ellas. Si tiene dudas, le recomendamos que obtenga asesoramiento de un profesional fiscal en su país.

Una nota para anfitriones en Portugal

Si su propiedad está en Portugal, tenga en cuenta que se aplican reglas de facturación específicas en su región. La herramienta de facturación para huéspedes está disponible para apoyarlo, pero el cumplimiento de los requisitos de facturación locales sigue siendo su responsabilidad. Le recomendamos que confirme las reglas que se aplican a usted con un asesor fiscal local.

Nota importante: Las facturas deben emitirse utilizando software que esté autorizado por el gobierno. Nuestra herramienta es una solución general que permite a los anfitriones crear facturas para huésp