Comunicarse con tus huéspedes antes de su llegada es fundamental para garantizar una experiencia positiva y evitar malentendidos. En esta guía te explicamos cómo contactar a tus huéspedes a través de diferentes plataformas y qué hacer si no logras comunicarte con ellos.

Utiliza la Mensajería de Huéspedes — tu bandeja de entrada centralizada

La función Mensajería de Huéspedes de Holidu reúne todas tus conversaciones con huéspedes en un solo lugar, sin importar si la reserva proviene de Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo o tu propio sitio web. Esta es la forma más rápida y confiable de ponerte en contacto con tus huéspedes antes de su llegada.

Cómo acceder a la mensajería:

• Ve a Mensajes → Bandeja de entrada en el menú de navegación para ver todas las conversaciones.
• O abre una reserva específica en la pestaña Reservas y haz clic en el enlace de mensaje en la vista de detalles de la reserva para acceder directamente a la conversación con ese huésped.

Asistente de IA incluido

Un Asistente de IA está incluido sin costo adicional y maneja automáticamente preguntas comunes de huéspedes sobre check-in, amenidades, direcciones y más, basándose en los temas que has asignado en Configurar ajustes. Los mensajes se traducen automáticamente entre tu idioma y el del huésped, por lo que el idioma nunca será una barrera. Puedes tomar el control de cualquier conversación en cualquier momento o ajustar los temas que el asistente maneja según sea necesario.

Detalles de contacto del huésped según el canal

La Mensajería de Huéspedes funciona en todos los canales. Sin embargo, dependiendo de la fuente de la reserva, los detalles de contacto adicionales (teléfono, correo electrónico personal) pueden o no estar visibles:

Canal	¿Teléfono/Correo visible?
Holidu y reservas directas	Sí, por defecto
Airbnb	Puede estar oculto
Booking.com	Puede estar oculto
Vrbo	Puede estar oculto

Para reservas de Airbnb, Booking.com y Vrbo, el correo electrónico personal del huésped se mantiene privado por parte de estas plataformas. El correo electrónico personal del huésped se vuelve visible si completa el formulario de llegada de Holidu.

Hosts nuevos

Si aún no has completado tu primer check-in confirmado, los detalles de contacto del huésped estarán ocultos hasta 2 días antes del check-in. Después de tu primer check-in exitoso, esta restricción se elimina para todas las futuras reservas.

¿Qué hacer si no puedes contactar al huésped?

Si has intentado comunicarte sin éxito, prueba estos métodos en orden:

1. Mensajería de Huéspedes (Mensajes → Bandeja de entrada)

Este es siempre el primer paso recomendado, independientemente del canal de reserva. Envía un mensaje amable y profesional confirmando detalles de la llegada.

2. WhatsApp

Si el número de WhatsApp está disponible, envía un mensaje breve y cortés. Esto puede ser más efectivo que el correo electrónico, ya que muchos usuarios responden más rápidamente a los mensajes instantáneos.

3. Llamada telefónica

Si no hay respuesta en WhatsApp, intenta llamar al huésped. Asegúrate de respetar las zonas horarias y llamar en horas razonables.

4. Correo electrónico

Como último recurso, envía un correo electrónico si el correo personal del huésped está disponible.

Ejemplo de mensaje efectivo:

"Hola [Nombre del Huésped], soy [Tu Nombre] de [Nombre de la Propiedad]. Solo quería confirmar tu hora de llegada. Por favor, házmelo saber cuando tengas un momento. ¡Espero darte la bienvenida!"

Si el check-in es inminente

Si el check-in está dentro de los próximos 7 días y no has recibido respuesta a través de ningún canal, contacta a nuestro equipo de soporte a través del asistente de Holidu. Nuestro equipo puede ayudarte a verificar los detalles de la reserva y comunicarse con el huésped a través del canal de reserva original si es necesario.

Mejores prácticas para evitar brechas de comunicación

1. Envía mensajes a los huéspedes temprano a través de Mensajería de Huéspedes

Un mensaje de bienvenida amable unos días antes de la llegada establece un tono positivo y confirma detalles clave. El Asistente de IA puede manejar automáticamente preguntas de seguimiento.

2. Envía instrucciones de llegada claras con anticipación

Asegúrate de que los huéspedes conozcan la hora de check-in, la ubicación y los detalles de acceso. Proporciona esta información en tu anuncio y en los mensajes previos a la llegada.

3. Utiliza mensajes automatizados

Los mensajes automatizados de Guest Connect funcionan junto con la Mensajería de Huéspedes. Cuando los huéspedes responden a un mensaje programado, el Asistente de IA puede continuar la conversación.

4. Habilita el check-in automático cuando sea posible

Esto evita el estrés de último momento si la comunicación se retrasa. Las cerraduras inteligentes o códigos de acceso pueden facilitar un check-in sin contacto.

5. Pide a los huéspedes que confirmen su hora de llegada 2-3 días antes

Un mensaje corto mantiene a todos alineados y te da tiempo para resolver cualquier problema.

¿Qué pasa si el huésped sigue sin responder?

Si has agotado todos los métodos de contacto y el huésped no responde:

• Documenta todos tus intentos de comunicación con capturas de pantalla o notas.
• Verifica que la información de la reserva sea correcta y esté completa.
• Considera si hay una emergencia o situación inusual que pueda explicar la falta de comunicación.
• Si es necesario, contacta a nuestro equipo de soporte para que nos comuniquemos con el huésped a través de la plataforma original de reserva.

Holidu no está obligado a recopilar información personal de los huéspedes en tu nombre. Si necesitas estos detalles para propósitos de registro, por favor contacta directamente a los huéspedes. Nuestro equipo de soporte en idioma local está disponible 7 días a la semana si necesitas ayuda.

Contacta con nuestro equipo de soporte

Si tienes problemas para contactar a un huésped o necesitas asistencia adicional, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte. Utiliza el formulario de contacto en nuestro centro de ayuda para reportar tu situación específica y nos comunicaremos contigo lo antes posible.