Contactar a tus huéspedes antes de su llegada es clave para que la estancia comience bien. Sin embargo, a veces un huésped no responde a tus mensajes. En este artículo te explicamos cómo contactar a tus huéspedes antes de la llegada en Airbnb, Booking.com y Holidu, y qué pasos seguir si no logras comunicarte con ellos.

Cómo contactar a tus huéspedes antes de la llegada

Para la mayoría de las reservas, la forma más rápida y fiable de comunicarte con tus huéspedes es la mensajería de huéspedes de Holidu. Esta función reúne todas tus conversaciones en un solo lugar, ya sea que la reserva provenga de Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo o de tu propio sitio web.

Usa la mensajería de huéspedes como bandeja de entrada única

Para acceder a tus conversaciones:

• Ve a Mensajes → Bandeja de entrada en el menú de navegación para ver todas las conversaciones.
• También puedes abrir una reserva específica en la pestaña Reservas y hacer clic en el enlace de mensajes en el detalle de la reserva para ir directamente a la conversación de ese huésped.

Asistente de IA: El asistente de IA está incluido sin coste adicional y responde automáticamente preguntas habituales de los huéspedes sobre el check-in, las comodidades, las indicaciones para llegar y más, según los temas que hayas asignado en Configuración de gestión. Además, los mensajes se traducen automáticamente entre tu idioma y el del huésped, por lo que el idioma nunca será una barrera. Puedes intervenir en cualquier conversación en cualquier momento o ajustar los temas que gestiona la IA cuando lo necesites.

Datos de contacto del huésped según el canal

La mensajería de huéspedes funciona en todos los canales. No obstante, según el origen de la reserva, es posible que los datos de contacto adicionales (teléfono o correo electrónico personal) estén visibles o no:

En las reservas de Airbnb, Booking.com y Vrbo, estas plataformas mantienen privado el correo electrónico personal del huésped. Este dato se hace visible si el huésped completa el formulario de llegada de Holidu.

Nuevos anfitriones: si todavía no has completado tu primer check-in confirmado, los datos de contacto del huésped permanecerán enmascarados hasta 2 días antes de la llegada. Tras tu primer check-in exitoso, esta restricción se elimina para todas las reservas futuras.

Qué hacer si no puedes contactar al huésped

Si tu huésped no responde, sigue estos pasos en orden:

1. Mensajería de huéspedes (Mensajes → Bandeja de entrada): es siempre el mejor primer paso, sin importar el canal de la reserva.
2. WhatsApp: envía un mensaje breve y amable.
3. Llamada: si no hay respuesta por WhatsApp. Ten en cuenta que Booking.com y Airbnb ya no comparten los números de teléfono junto con los datos de la reserva.
4. Correo electrónico: haz un seguimiento si está disponible.

Ejemplo de mensaje para tu huésped

Mantén tu mensaje amable y conciso. Por ejemplo:

"Hola [Nombre del huésped], soy [Tu nombre] de [Nombre del alojamiento]. Solo quería confirmar tu hora de llegada. Por favor, avísame cuando puedas. ¡Qué ganas de recibirte!"

Si la llegada es en los próximos 7 días y no hay respuesta

Si el check-in es dentro de los próximos 7 días y no has recibido respuesta por ningún canal, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte a través del formulario de contacto. Podremos ayudarte a verificar los datos de la reserva y, si es necesario, a intentar localizar al huésped a través del canal original de la reserva.

Buenas prácticas para evitar problemas de comunicación

1. Escribe a tus huéspedes con antelación a través de la mensajería de huéspedes. Un mensaje de bienvenida amable unos días antes de la llegada crea un buen ambiente y confirma los datos clave. El asistente de IA puede encargarse automáticamente de las preguntas de seguimiento.
2. Envía instrucciones de llegada claras con antelación. Asegúrate de que los huéspedes conozcan la hora de check-in, la ubicación y los datos de acceso. Aprende cómo añadir la información de llegada.
3. Utiliza mensajes automáticos. Los mensajes automáticos de Guest Connect funcionan junto con la mensajería de huéspedes. Cuando un huésped responde a un mensaje programado, el asistente de IA puede continuar la conversación. Conoce los mensajes automáticos.
4. Activa el check-in autónomo siempre que sea posible. Así evitarás el estrés de última hora si la comunicación se retrasa.
5. Pide a los huéspedes que confirmen su hora de llegada entre 2 y 3 días antes. Un mensaje breve mantiene a todos alineados.

Holidu no está obligada a recopilar datos personales de los huéspedes en tu nombre. Si necesitas estos datos para el registro de viajeros, ponte en contacto directamente con los huéspedes. Nuestro equipo de soporte en tu idioma está disponible los 7 días de la semana si necesitas ayuda; puedes escribirnos a través del formulario de contacto.