Nota importante: Esta función está actualmente en expansión. Es posible que no esté disponible en ciertos países todavía. Si no encuentra su autoridad para seleccionar en la configuración, significa que aún no está disponible para usted.
Transferencia de datos de huéspedes y registro online (Registro de viajeros)
¿Qué es la función de Check-in Online?
La función de Check-in Online es una herramienta que automatiza la recopilación y envío de datos de huéspedes a las autoridades locales de su país. Una vez configurada, Holidu se encarga de recopilar los datos de sus huéspedes a través de un formulario seguro y de enviarlos automáticamente a la autoridad correspondiente, eliminando la necesidad de hacerlo manualmente.
¿Por qué es necesario hacer esto?
En muchos países (España, Italia, Portugal, Alemania y otros), los anfitriones tienen la obligación legal de recopilar información de los huéspedes y enviarla a las autoridades locales poco después del check-in. Esta regulación respalda la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento de las leyes locales.
No cumplir con estas normas puede dar lugar a sanciones o multas. Contar con un sistema confiable le permite cumplir con las regulaciones locales con un esfuerzo mínimo.
¿Cómo se beneficia de la transferencia automática?
La transferencia automática de datos ofrece múltiples ventajas para su gestión de la propiedad:
- Cumplimiento legal con mínimo esfuerzo: Olvídese de los trámites manuales en portales gubernamentales.
- Transferencia automática de datos: Los datos de los huéspedes se envían automáticamente a la autoridad correcta a las 23:00 del día de check-in.
- Libro de huéspedes digital: Descargue el registro en cualquier momento para inspecciones.
- Recordatorios automáticos: Los huéspedes reciben recordatorios si no completan el formulario.
- Gratuito para anfitriones de Holidu: No hay cargos adicionales por utilizar esta función.
- Manejo seguro de datos: Todos los datos se tratan de manera segura y cumplen con la privacidad.
¿Cómo configurarlo?
Antes de activar la función en Holidu, debe registrar su alojamiento con la autoridad local correspondiente. Actualmente admitimos España, Portugal y Alemania, y estamos trabajando para agregar Italia pronto.
| Región | Autoridad | Instrucciones |
|---|---|---|
| España (excepto Cataluña y País Vasco) | SES.Hospedajes | Cómo conectarse a SES.Hospedajes |
| Cataluña | Mossos d'Esquadra | Conectarse a Mossos |
| País Vasco | Ertzaintza | Conectarse a Ertzaintza |
| Portugal | SIBA | Cómo conectarse a SEF/SIBA |
| Alemania | AVS | Cómo conectar su propiedad a AVS |
| Italia | Alloggiati Web | Función de Check-in de Huéspedes en Italia Informes Estadísticos en Italia |
Una vez que tenga sus credenciales, siga este artículo para configurar su función de Check-in Online.
¿Qué hacer si su conexión se interrumpe?
Si su conexión con la autoridad local se interrumpe, recibirá una notificación. Debe verificar que sus credenciales sigan siendo válidas y actualizar la información de conexión en la sección de Cuenta de Holidu. Las contraseñas expiradas pueden causar fallos en la transferencia de datos. Si el problema persiste, contáctenos para obtener asistencia técnica.
¿Cómo conectar Ricestat a su cuenta de Chekin.io?
Para conectar Ricestat a su cuenta de Chekin.io, diríjase a la configuración de su cuenta de Chekin.io y busque la opción de integración con Ricestat. Siga los pasos de autenticación y proporcione sus credenciales de Ricestat cuando se le solicite. Una vez autenticado, la integración estará lista para sincronizar automáticamente los datos de huéspedes entre plataformas.
Solución de problemas: credenciales incorrectas de Ricestat
Si recibe un mensaje de error indicando credenciales incorrectas de Ricestat:
- Verifique que su nombre de usuario y contraseña sean correctos en Ricestat.
- Confirme que su cuenta de Ricestat esté activa y en buen estado.
- Desconecte la integración en Chekin.io y vuelva a conectarla.
- Si el problema persiste, cambie su contraseña de Ricestat y vuelva a intentar la autenticación.
- Contacte al equipo de soporte de Holidu si el problema continúa.
¿Cómo funciona para los huéspedes?
Una vez que la función esté configurada, esto es lo que los huéspedes experimentarán:
- Reciben un formulario: Después de la reserva, los huéspedes reciben un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario de check-in online seguro.
- Completan sus datos: El huésped proporciona detalles para todos los viajeros, incluido el escaneo de documentos (pasaporte o ID). Esto debe repetirse para cada persona que viaje con ellos.
- Envío seguro: Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
- Recordatorios automáticos: Si un huésped no completa el formulario, recibe recordatorios automáticos. Si aún así no lo hace, puede completar los datos en su nombre.
- Envío a autoridades: A las 23:00 del día de check-in, los datos de los huéspedes se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.
¿Cómo descargar el libro de huéspedes?
Para descargar su libro de huéspedes, siga estos pasos:
- Vaya a la función de check-in online.
- Junto a la propiedad para la que desea descargar el libro de huéspedes, haga clic en "Detalles".
Preguntas frecuentes
¿Por qué Holidu ofrece esta función?
La ley local requiere que los anfitriones registren a todos los huéspedes ante las autoridades locales. Esta herramienta automatiza el proceso, apoya el cumplimiento legal y le ahorra tiempo.
¿A qué autoridades puedo conectarme?
Depende de su región. Debe conectarse a la autoridad específica de su país y región según la tabla de configuración proporcionada anteriormente.
¿Es obligatorio el registro con las autoridades?
Sí, es obligatorio en todas las jurisdicciones que soportamos.
¿Puedo usar esta función para todos los tipos de reservas?
Solo las reservas realizadas a través de canales soportados por Holidu son elegibles. Las reservas manuales e importaciones basadas en iCal no están soportadas.
¿Puedo enviar datos de huéspedes de reservas anteriores?
No. El formulario online solo se activa para reservas futuras. Las reservas realizadas antes de habilitar la conexión de policía no están cubiertas. Deberá registrarlas manualmente en el portal de su autoridad.
¿Qué datos de huéspedes se recopilan y se envían?
Se recopilan detalles personales (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo/número de ID, etc.). Solo los datos mínimos requeridos son visibles para el anfitrión (nombre, edad). Los datos completos se envían de forma segura a las autoridades.
¿Tendré acceso a los datos de los huéspedes?
Solo mostramos los nombres y la edad de los huéspedes, que es la información requerida para el libro de huéspedes. No mostramos información adicional como números de ID.
¿Qué sucede si los huéspedes proporcionan su información y luego cancelan la reserva?
Si el huésped cancela su reserva, los datos no se enviarán a las autoridades.
¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes proporcionen sus datos?
No enviamos notificaciones. Sin embargo, puede ver si los huéspedes han proporcionado sus datos para cada una de sus reservas.
¿Necesitan ser registrados los niños?
Sí, todos los huéspedes deben estar registrados independientemente de su edad. Para menores españoles menores de 14 años, no se requiere ID ni firma, pero se debe registrar la relación del adulto responsable.
¿Qué sucede si los huéspedes no completan el formulario?
Recibirán un recordatorio automático 5 días antes de la llegada. Si aún está incompleto, puede:
- Completar el formulario manualmente en presencia del huésped
- Reenviar el enlace
Los datos deben estar completos antes de las 23:00 del día de check-in para beneficiarse de la conexión automatizada.
¿Puedo completar el formulario por mis huéspedes?
Sí, directamente desde la pantalla de detalles de la reserva. También puede escanear su ID o ingresar datos manualmente durante el check-in.
¿Puedo modificar los datos después del envío?
No. Una vez enviados a la
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