Transferencia de datos de huéspedes y registro online (Registro de viajeros)

Cumplir con obligaciones legales como el registro de huéspedes puede parecer abrumador, pero Holidu lo hace fácil. Esta guía explica por qué es importante el registro, cómo Holidu le ayuda a automatizar el proceso y proporciona instrucciones paso a paso para configurar su cuenta y la conexión con la autoridad local.

1. ¿Por qué es necesario hacerlo?

En muchos países (como España, Italia, Portugal y Alemania), los anfitriones están legalmente obligados a recopilar y enviar la información de los huéspedes a las autoridades locales poco después del check-in. Esta regulación ayuda a garantizar la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento de las leyes locales.

Tú, como anfitrión en España, estás obligado por el Real Decreto 933/2021 a informar cada estancia a través de un portal específico del gobierno regional, como por ejemplo SES.Hospedajes.

No cumplir con estas normas puede conllevar sanciones o multas. Por eso es fundamental contar con un sistema fiable.

2. ¿Cuáles son los beneficios de la transferencia automática en su aplicación Holidu?

La función de Registro Online en su cuenta Holidu automatiza este proceso al enviar a sus huéspedes un formulario donde pueden proporcionar los datos necesarios. Una vez configurado, Holidu se encarga de la recopilación y la transferencia de los datos: ya no tendrá que introducirlos manualmente en los sistemas del gobierno.

Sus principales beneficios:

✅ Cumplimiento legal con mínimo esfuerzo
✅ Transferencia automática de datos de huéspedes a la autoridad correspondiente
✅ Libro de registro digital que puede descargar en cualquier momento para inspecciones
✅ Recordatorios automáticos y comunicación con los huéspedes
✅ 100 % gratuito para anfitriones de Holidu
✅ Manejo seguro y conforme al RGPD de los datos sensibles de los huéspedes

3. ¿Cómo configurarlo?

3.1 Registro en el portal gubernamental correspondiente

Antes de activar la función en Holidu, debe registrar su alojamiento en la autoridad local correspondiente. En España existen tres opciones:

Región	Autoridad	Instrucciones
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectarse con SES
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectarse con Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectarse con Ertzaintza

Cada autoridad requiere un certificado digital, acceso Cl@ve o credenciales equivalentes.
Tenga en cuenta que esto es obligatorio para continuar con los siguientes pasos. Una vez registrado, recibirá un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de alojamiento o de arrendador, que deberá introducir en su cuenta Holidu para establecer la conexión.

Por favor, asegúrate de seleccionar la opción de envío de información al sistema a través del "servicio web". Si lo has hecho correctamente, el usuario proporcionado por SES Hospedajes tendrá las letras "WS" al final.

Con el Real Decreto 933/2021, es obligatorio que los anfitriones informen los datos a SES.Hospedajes (excepto en Cataluña y el País Vasco). Las conexiones anteriores con Guardia Civil o Policía Nacional ya no son válidas. Cree una cuenta en SES.Hospedajes y actualice la información en su cuenta Holidu. Utilice los enlaces anteriores para consultar las instrucciones sobre cómo registrarse.

3.2 ¿Cómo conectar su cuenta Holidu con la de la autoridad?

Inicie sesión en Holidu y vaya a la sección "Cuenta". Haga clic en el botón "Configurar" en la sección "Registro online de huéspedes".

Verá aquí su lista de alojamientos. Haga clic en "Configurar" junto al alojamiento que desea conectar con la policía o autoridad.

Complete el formulario, haga clic en "Activar envío automático a la policía", seleccione la autoridad correspondiente (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza) e introduzca su nombre de usuario y contraseña. No utilice sus credenciales de Holidu, sino las que recibió de la autoridad. Si está registrado con SES.Hospedajes, también deberá introducir el código de alojamiento y el código de arrendador, que encontrará en su cuenta SES.Hospedajes y que también recibirá por correo electrónico. Haga clic en "Validar".

Una vez activado correctamente, haga clic en "Guardar cambios" al final del formulario.

Si no aparece ningún mensaje de error, significa que su alojamiento ya está conectado con la autoridad correspondiente.

Para evitar errores, asegúrese de lo siguiente:

Que se esté utilizando el código fiscal correcto del propietario, es decir, su número de identificación (DNI) o el NIE en caso de no ser ciudadano español.
Que se introduzcan completos el código de arrendatario y el código de establecimiento, incluyendo todos los ceros.
Que se estén utilizando las credenciales de inicio de sesión proporcionadas por la autoridad local por correo electrónico, y no las de la cuenta de Holidu.
Que el usuario proporcionado por SES Hospedajes debe finalizar en “WS”.
Que, una vez completada correctamente toda la información y los campos requeridos, se presione “Validar” y, como último paso, “Guardar”.

Puede cerrar el formulario y comprobar que la conexión está activa.

4. ¿Cómo funciona?

4.1 Proceso para el huésped

Después de reservar, su huésped recibe un correo electrónico (o en el caso de Airbnb, un mensaje) con un enlace a un formulario de check-in online seguro.
El huésped completa los datos de todos los viajeros, incluyendo el escaneo de documentos (pasaporte o DNI). Puede completar los datos manualmente o importar todos los campos automáticamente cargando un documento de identidad. Este proceso debe repetirse para cada persona que viaje.
Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
Si un huésped no completa el formulario, se le enviarán recordatorios adicionales para recordarle su obligación. En caso de que no lo hagan, usted puede completar los datos por ellos. ⏰ A las 23:00 del día del check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

4.2 Estado en su herramienta

En los detalles de la reserva, mostramos el estado de cada reserva de la siguiente manera:

4.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recordar a los huéspedes o rellenar el formulario manualmente desde los detalles de la reserva. 5 días antes del check-in se envía un recordatorio automático.
❌ Error en la transferencia	Verifique que las credenciales ingresadas en su cuenta de Holidu para la conexión con SES Hospedajes sean correctas. Para hacerlo, vaya a MÁS / CUENTA / REGISTRO EN LÍNEA DE VIAJEROS y haga clic en "Detalles". Asegúrese de que todos los campos estén completos y que su nombre de usuario termine en "WS".

5. Preguntas frecuentes (FAQ)

Preguntas	Respuestas
¿Por qué Holidu ofrece esta función?	La ley española requiere que los anfitriones registren a todos los huéspedes ante las autoridades locales. Esta herramienta automatiza el proceso, garantiza el cumplimiento legal y ahorra tiempo.
¿Con qué autoridades puedo conectarme en España?	Mossos d’Esquadra Ertzaintza SES.Hospedajes
¿Es obligatorio el registro en SES.Hospedajes?	Sí, salvo que su alojamiento esté en Cataluña o el País Vasco, donde siguen aplicando Mossos d’Esquadra o Ertzaintza.
¿Puedo usar esta función para todo tipo de reservas?	Solo las reservas creadas a través de canales soportados por Holidu son válidas. No se admiten reservas manuales ni importaciones mediante iCal.
¿Puedo enviar datos de reservas anteriores?	No. El formulario online solo se activa para reservas futuras. Las reservas hechas antes de habilitar la conexión deben registrarse manualmente en el portal correspondiente.
¿Qué datos de los huéspedes se recopilan y envían?	Datos personales (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo/número de identificación, etc.). Solo se muestra a los anfitriones la información mínima requerida (nombre y edad). Los datos completos se envían de forma segura a las autoridades.
¿Tendré acceso a los datos de los huéspedes?	Solo podrá ver el nombre y la edad de los huéspedes, que es la información necesaria para el libro de registro. No se muestra información adicional como números de documento.
¿Qué sucede si un huésped proporciona su información y luego cancela la reserva?	Si el huésped cancela la reserva, los datos no se enviarán a las autoridades.
¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes completen sus datos?	No enviamos notificaciones en estos casos. Sin embargo, podrá ver en cada reserva si los huéspedes han proporcionado sus datos.
¿Es necesario registrar a los niños?	Sí, todos los huéspedes deben ser registrados independientemente de su edad. Para menores de 14 años en España, no se requiere documento ni firma, pero se debe registrar la relación con el adulto responsable.
¿Qué pasa si los huéspedes no completan el formulario?	Recibirán un recordatorio automático 5 días antes de la llegada. Si aún está incompleto, el anfitrión puede: Completar el formulario en presencia del huésped Reenviar el enlace Los datos deben enviarse antes de las 23:00 del día del check-in para aprovechar la conexión automatizada
¿Puedo completar el formulario en nombre de mis huéspedes?	Sí, directamente desde los detalles de la reserva. También puede escanear su documento de identidad o introducir los datos manualmente durante el check-in.
¿Puedo modificar los datos después del envío?	No. Una vez enviados a la autoridad, los datos no pueden ser editados. Si hay un error, contacte con el soporte de Holidu o modifíquelo manualmente en SES.Hospedajes.
¿Cuándo se envían los datos a la autoridad?	Automáticamente a las 23:00 del día de check-in. El anfitrión es responsable de asegurarse de que los datos estén completos antes de esa hora.
¿Los colaboradores tienen acceso a esta función?	No. Solo las cuentas principales (con derechos de edición) pueden configurar conexiones. Los colaboradores pueden ver el formulario en los detalles de la reserva, pero no pueden activarlo ni gestionarlo.
¿Qué sucede si cambian o expiran mis credenciales?	Deberá actualizarlas manualmente en Holidu. Las contraseñas caducadas pueden provocar fallos en la transferencia de datos. Verifique siempre el estado de la conexión en la sección "Cuenta".
¿Es obligatorio tener el libro de registro?	Sí. El libro de registro actúa como su registro digital para inspecciones policiales y debe conservarse durante 3 años, según el Real Decreto 933/2021. Holidu te lo crea automáticamente en función de tus entradas.

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Iniciado, pero faltan datos	Aquí podrá ver si sus invitados ya han iniciado el proceso. Mientras no haya finalizado para todas las personas que viajan con ellos, el estado se mostrará como incompleto.
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Datos del huésped transferidos correctamente a la autoridad
Problema al transferir lso datos del huésped	Si se ha producido un error en la transferencia de datos, verás este mensaje. A continuación te damos algunos consejos para resolverlo tú mismo.