Transferencia de datos de huéspedes y registro online (Registro de viajeros)

Gestionar obligaciones legales como el registro de huéspedes puede resultar abrumador, pero Holidu lo hace fácil. Esta guía explica por qué el registro es importante, cómo Holidu te ayuda a automatizar el proceso, y proporciona instrucciones paso a paso para configurar tu cuenta y la conexión con tu autoridad local.

1. ¿Por qué necesitas hacer esto?

En muchos países (como España, Italia, Portugal y Alemania), los anfitriones están legalmente obligados a recopilar y enviar la información de los huéspedes a las autoridades locales poco después del check-in. Esta normativa ayuda a garantizar seguridad, trazabilidad y cumplimiento de las leyes locales.

Si hospedas en España, el Real Decreto 933/2021 exige reportar cada estancia a través de un portal dedicado del gobierno local, por ejemplo SES.Hospedajes.

No cumplir con estas reglas puede conllevar sanciones o multas. Por eso es fundamental tener un sistema fiable.

2. ¿Cuáles son los beneficios de la transferencia automática en su aplicación Holidu?

La función de Check-in Online en tu cuenta de Holidu automatiza este proceso enviando a tus huéspedes un formulario donde pueden proporcionar sus datos necesarios. Una vez configurado, Holidu se encarga de la recopilación de datos y su envío, no más introducción manual en los sistemas gubernamentales.

Beneficios principales:

✅ Cumplimiento legal con mínimo esfuerzo
✅ Envío automático de datos de los huéspedes a la autoridad correcta
✅ Libro digital de huéspedes descargable en cualquier momento para inspecciones
✅ Recordatorios integrados y comunicación con huéspedes
✅ 100% gratuito para anfitriones de Holidu
✅ Gestión segura y conforme de datos sensibles

3. ¿Cómo configurarlo?

3.1 Registro en el portal gubernamental responsable

Antes de activar la función en Holidu, debes registrar tu alojamiento en la autoridad local correspondiente. En España hay tres opciones:

Región	Autoridad	Instrucciones
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectarse con SES
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectarse con Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectarse con Ertzaintza

🛠️ Cada autoridad requiere un certificado digital, acceso Cl@ve o credenciales equivalentes. Esto es obligatorio para continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y en algunos casos un código de arrendador o alojamiento, que deberás introducir en tu cuenta Holidu para establecer la conexión.

Según el Real Decreto 933/2021 es obligatorio para los anfitriones reportar sus datos a SES.Hospedajes (excepto País Vasco y Cataluña). Conexiones previas con Guardia Civil o Policía Nacional ya no son válidas. Crea una cuenta en SES.Hospedajes y actualiza la información en tu cuenta Holidu. Usa los enlaces anteriores para guías de registro.

3.2 ¿Cómo conectar su cuenta Holidu con la de la autoridad?

Si usas la app móvil, asegúrate de tener la última versión.

1. Inicia sesión en Holidu y ve a la sección “Cuenta”. Haz clic en “Configurar” en la sección “Registro online de huéspedes”.

2.Verás tu lista de propiedades. Haz clic en “Configurar” junto a la propiedad que quieres conectar con la policía o autoridad.

3. Completa el formulario, haz clic en “Activar envío automático a la policía”, selecciona la autoridad correcta (SES.Hospedajes, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza), e introduce tu usuario y contraseña.
No uses tus credenciales de Holidu aquí, sino las proporcionadas por tu autoridad.
Si estás con SES.Hospedajes también deberás proporcionar el código de alojamiento y el código de arrendador. Puedes encontrarlos en tu cuenta de SES.Hospedajes y también los recibirás por email. Haz clic en “Validar”.

4. Una vez activado exitosamente, haz clic en “Guardar cambios”.Una vez activado correctamente, haga clic en "Guardar cambios" al final del formulario.

5. Si no aparece un mensaje de error, significa que tu propiedad está ahora conectada a tu autoridad. Para evitar errores asegúrate:

de estar usando el código fiscal del propietario correcto (DNI o NIE)
de introducir el número completo, incluyendo ceros
de usar las credenciales de tu autoridad, no las de Holidu

6. Ahora puedes cerrar el formulario y ver que la conexión está activa.
Si tu propiedad está en Cataluña o País Vasco, selecciona Mossos d'Esquadra o Ertzaintza, respectivamente.

4. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que sucede:

4.1 Proceso para el huésped

Tras la reserva, el huésped recibe un correo (o mensaje en Airbnb) con un enlace a un formulario seguro de check-in online.
El huésped completa los datos de todos los viajeros, incluyendo escaneo de documentos (pasaporte o DNI).
Puede rellenarlo manualmente o importar los datos subiendo un documento.
Los datos se envían y almacenan de forma segura.
Si un huésped no completa el formulario, recibirá recordatorios adicionales. En caso de que no lo haga, siempre puedes completarlo tú mismo.

⏰ A las 23:00 del día del check-in, los datos se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

4.2 Estado en su herramienta

En los detalles de la reserva verás los estados:

4.3 Resolución de problemas

Problema	Qué hacer
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recordar a los huéspedes o completar manualmente el formulario. 5 días antes del check-in reciben un recordatorio automático.
❌ Error en el envío de datos	Verifica que las credenciales añadidas en Holidu sean las correctas (las de SES.Hospedajes, no las de Holidu). Si persiste, contacta con soporte.

4.4 How can I download my guest book?

1. Ve a la función de check-in online.

2. Junto a la propiedad deseada, haz clic en “Detalles”.

3. En la parte superior del pop-up, bajo el nombre de tu propiedad, haz clic en la pestaña “Documentos”.

4. Haz clic en “Generar libro de huéspedes” y sigue las instrucciones.

5. Preguntas frecuentes (FAQ)

Preguntas	Respuestas
¿Por qué Holidu ofrece esta función?	La ley española requiere que los anfitriones registren a todos los huéspedes ante las autoridades locales. Esta herramienta automatiza el proceso, garantiza el cumplimiento legal y ahorra tiempo.
¿Con qué autoridades puedo conectarme en España?	Mossos d’Esquadra Ertzaintza SES.Hospedajes
¿Es obligatorio el registro en SES.Hospedajes?	Sí, salvo que su alojamiento esté en Cataluña o el País Vasco, donde siguen aplicando Mossos d’Esquadra o Ertzaintza.
¿Puedo usar esta función para todo tipo de reservas?	Solo las reservas creadas a través de canales soportados por Holidu son válidas. No se admiten reservas manuales ni importaciones mediante iCal.
¿Puedo enviar datos de reservas anteriores?	No. El formulario online solo se activa para reservas futuras. Las reservas hechas antes de habilitar la conexión deben registrarse manualmente en el portal correspondiente.
¿Qué datos de los huéspedes se recopilan y envían?	Datos personales (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo/número de identificación, etc.). Solo se muestra a los anfitriones la información mínima requerida (nombre y edad). Los datos completos se envían de forma segura a las autoridades.
¿Tendré acceso a los datos de los huéspedes?	Solo podrá ver el nombre y la edad de los huéspedes, que es la información necesaria para el libro de registro. No se muestra información adicional como números de documento.
¿Qué sucede si un huésped proporciona su información y luego cancela la reserva?	Si el huésped cancela la reserva, los datos no se enviarán a las autoridades.
¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes completen sus datos?	No enviamos notificaciones en estos casos. Sin embargo, podrá ver en cada reserva si los huéspedes han proporcionado sus datos.
¿Es necesario registrar a los niños?	Sí, todos los huéspedes deben ser registrados independientemente de su edad. Para menores de 14 años en España, no se requiere documento ni firma, pero se debe registrar la relación con el adulto responsable.
¿Qué pasa si los huéspedes no completan el formulario?	Recibirán un recordatorio automático 5 días antes de la llegada. Si aún está incompleto, el anfitrión puede: Completar el formulario en presencia del huésped Reenviar el enlace Los datos deben enviarse antes de las 23:00 del día del check-in para aprovechar la conexión automatizada
¿Puedo completar el formulario en nombre de mis huéspedes?	Sí, directamente desde los detalles de la reserva. También puede escanear su documento de identidad o introducir los datos manualmente durante el check-in.
¿Puedo modificar los datos después del envío?	No. Una vez enviados a la autoridad, los datos no pueden ser editados. Si hay un error, contacte con el soporte de Holidu o modifíquelo manualmente en SES.Hospedajes.
¿Cuándo se envían los datos a la autoridad?	Automáticamente a las 23:00 del día de check-in. El anfitrión es responsable de asegurarse de que los datos estén completos antes de esa hora.
¿Los colaboradores tienen acceso a esta función?	No. Solo las cuentas principales (con derechos de edición) pueden configurar conexiones. Los colaboradores pueden ver el formulario en los detalles de la reserva, pero no pueden activarlo ni gestionarlo.
¿Qué sucede si cambian o expiran mis credenciales?	Deberá actualizarlas manualmente en Holidu. Las contraseñas caducadas pueden provocar fallos en la transferencia de datos. Verifique siempre el estado de la conexión en la sección "Cuenta".
¿Es obligatorio tener el libro de registro?	Sí. El libro de registro actúa como su registro digital para inspecciones policiales y debe conservarse durante 3 años, según el Real Decreto 933/2021. Holidu te lo crea automáticamente en función de tus entradas.

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Iniciado, pero faltan datos	Aquí podrá ver si sus invitados ya han iniciado el proceso. Mientras no haya finalizado para todas las personas que viajan con ellos, el estado se mostrará como incompleto.
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Datos del huésped transferidos correctamente a la autoridad
Problema al transferir lso datos del huésped	Si se ha producido un error en la transferencia de datos, verás este mensaje. A continuación te damos algunos consejos para resolverlo tú mismo.