Check-in de huéspedes

El valor del pre check-in

Una buena gestión del check-in en alquiler vacacional empieza mucho antes de que lleguen los huéspedes. En el pre check-in no solo debes preparar el alojamiento para que se vea limpio y acogedor, sino también comunicarte bien con los viajeros incluso antes de su llegada.

Comunicación digital

Unos días antes de la llegada, es una buena práctica enviar un mensaje de bienvenida con la dirección exacta del alojamiento idealmente, compartiendo la ubicación por Google Maps- y las instrucciones para el check-in. En particular, si tu alquiler ofrece auto check-in en alquiler vacacional, ese mensaje es el momento perfecto para incluir todos los pasos necesarios.

Para evitar malentendidos, también puedes crear una guía de check-in para casa de vacaciones en la que expliques, paso a paso, cómo recoger las llaves o conseguir los códigos de la caja, dónde se encuentra (con fotos), etc. Esta guía es una herramienta muy útil tanto para el anfitrión como para el huésped. En ella puedes incluir:

• Las credenciales de acceso al Wi-Fi.
• Instrucciones sobre cómo separar la basura (si tu alquiler tiene recogida selectiva)
• Puntos de interés cercanos, desde restaurantes y bares hasta supermercados y monumentos (incluye ubicaciones GPS para una experiencia más fluida)
• Números de emergencia a los que llamar en caso de problemas, incluido el tuyo y el de un vecino de confianza
• Un plano con la ubicación de elementos de seguridad, como extintores, detectores de monóxido de carbono y el botiquín
• La hora de check-out e instrucciones para devolver las llaves

Preparación del alojamiento

Antes de la hora de llegada, asegúrate de que la casa esté impecable en todos los sentidos. Para no dejar nada al azar, puedes completar una checklist de check-in para casa de vacaciones con todo lo que necesitas revisar:

• Descripción del anuncio: conviene confirmar primero que la descripción del anuncio refleja correctamente tu alojamiento. Una descripción honesta, con una lista real de comodidades, ayuda a que el huésped encuentre lo que espera al llegar y reduce el riesgo de reseñas negativas.
• Revisión de sistemas: asegúrate de que todos los electrodomésticos y sistemas principales funcionan, como la caldera y la climatización. Revisa también que las bombillas estén en buen estado y que la conexión Wi-Fi funcione correctamente.
• Toallas: proporciona un kit de tres toallas por huésped: una grande de baño, una mediana para la cara y una pequeña para las manos. Puedes dejarlas sobre la cama para que las encuentren fácilmente.
• Baño: deja disponibles dos rollos de papel higiénico por huésped y comprueba que hay suficiente jabón, detergentes (si hay lavadora) y productos básicos de higiene.
• Ropa de cama: lo ideal es contar con dos almohadas por persona con fundas, además de un juego completo de cama (sábana y edredón). Es buena idea disponer de edredones extra para distintas estaciones (verano e invierno) y mantas de diferentes grosores, que puedes dejar en el armario.
• Cocina: lo más probable es que los huéspedes cocinen varias comidas en casa. Por eso, la cocina debe estar equipada con un kit básico con sal, pimienta, aceite y azúcar, además de café o té. Deja también paños limpios y un estropajo nuevo, junto con lavavajillas.
• Elementos de seguridad: revisa que tu alojamiento cuenta con todos los dispositivos de seguridad exigidos por ley, tanto para proteger al huésped como para evitar sanciones. Los requisitos cambian según el país, así que conviene informarse con antelación.
• Limpieza: asegúrate de haber hecho una limpieza a fondo y de no haber pasado por alto zonas típicamente olvidadas como detrás de muebles y electrodomésticos, debajo de la cama o el sofá, el filtro del aire acondicionado o superficies textiles. Además, desinfecta los puntos que se tocan con frecuencia: pomos, tiradores, electrodomésticos, mandos a distancia, encimeras, interruptores, etc.

Publica tus propiedades en Holidu

La fase de llegada

Hoy en día tienes dos opciones principales para gestionar tu negocio: check-in presencial o auto check-in en alquiler vacacional. Recibir a los huéspedes en persona ayuda a romper el hielo y a crear una relación cercana. Además, puedes enseñarles el apartamento, explicarles cómo funcionan los electrodomésticos, recordarles las normas principales de la casa y recomendarles los mejores sitios de la zona.

Si no puedes recibirles en persona, puedes optar por el auto check-in, asegurándote de cumplir con las normas que existan sobre este sistema (lo explicamos más abajo). Si quieres marcar la diferencia, prepara un pack de bienvenida. Por ejemplo, puedes dejar productos locales para que los prueben, ofrecer bebidas frías o un pequeño detalle, como un llavero personalizado con la marca de tu alojamiento -una buena forma de anunciar tu vivienda vacacional. Para terminar, recuerda a los huéspedes que pueden contactarte si tienen cualquier problema. Intervenir a tiempo es la mejor estrategia para evitar incidencias y malas reseñas.

Requisitos legales

Todo anfitrión debe realizar una serie de trámites administrativos, que varían según dónde se encuentre el alojamiento. En general, los requisitos más importantes son:

• Registro de huéspedes en la policía: en muchos países como Italia, España, Francia y Portugal, los anfitriones deben registrar a los huéspedes en comisaría en 24 horas. Tenlo siempre presente para evitar sanciones.
• Tasa turística: si tu alojamiento está en Italia, España, Francia, Portugal o Alemania, puede que tengas que cobrar la tasa turística y abonarla a la administración correspondiente. Eso sí, primero confirma si tu municipio aplica tasa, porque no todas las zonas la tienen. En la mayoría de casos, el ayuntamiento dispone de una plataforma para registrar huéspedes y pagar la tasa de forma periódica. Algunos municipios incluso tienen acuerdos con grandes plataformas usadas para alquilar tu casa de vacaciones, como Booking o Airbnb, para incluir automáticamente la tasa en el precio por noche.
• Registro regional: además del registro policial, puede que debas facilitar a tu autoridad municipal otros datos sobre los huéspedes. Por ejemplo, en España hay que presentar un informe anual NRA con información como el número de huéspedes, las fechas de check-in y check-out, y el motivo de cada estancia. Mantente al día sobre qué datos se exigen en tu zona y procura registrarlos en todas las estancias.
• Seguro: algunos países como Portugal, Italia y Francia exigen contar con un seguro específico para alquiler vacacional antes de poder empezar a alquilar. Es importante comprobar si esto se aplica a tu país y región, y asegurarte de tener una póliza válida antes de aceptar reservas.
• Restricciones del auto check-in: si tienes un alquiler vacacional en Italia, tendrás que cumplir reglas adicionales relacionadas con el auto check-in. En Italia, los anfitriones deben verificar personalmente la identidad del huésped, lo que implica estar presentes o hacer una videollamada en el momento del check-in.

Check-in para anfitriones principiantes: cómo simplificarlo

El check-in puede simplificarse mucho usando plataformas como Holidu. Con Holidu, puedes acceder a varias ventajas:

• Visibilidad global: puedes publicar tu anuncio en más de 25+ plataformas desde una sola cuenta, incluyendo Vrbo, Airbnb y Booking. Esto elimina el riesgo de overbooking, ya que podrás gestionar calendarios en varios canales de reserva y en distintas páginas web de alquiler vacacional de forma sincronizada.
• Sesión de fotos profesional: Holidu ofrece a los anfitriones una sesión de fotos gratuita para destacar los puntos fuertes del alojamiento. Las buenas fotos marcan la diferencia, sobre todo en un mercado cada vez más competitivo.
• Gestión simplificada del alojamiento: con una sola app puedes gestionar todo lo relacionado con tu casa, desde mensajes de bienvenida hasta el cobro de pagos.

Publica tus propiedades en Holidu