SES Hospedajes

A día de hoy, sigue en vigor el Real Decreto 933/2021, por el cual los propietarios tienen la obligación de llevar, de forma actualizada y detallada, un registro documental de todas sus actividades desarrolladas en territorio español. Para ello, el Ministerio del Interior del Gobierno de España ha habilitado una plataforma denominada SES.Hospedajes, mediante la que los alquileres vacacionales pueden entregar vía telemática toda la información y datos de los huéspedes (los exigibles por ley, claro) a las autoridades pertinentes. Esta plataforma permite a los propietarios registrar tanto sus inmuebles como a sus inquilinos, y es por tanto una herramienta ineludible para cumplir con las obligaciones legales.

¿Para qué se usa el SES.Hospedajes en España?

Antiguamente, los establecimientos hoteleros y los alquileres vacacionales mandaban un informe escrito con los datos de las reservas y los huéspedes a la Policía o la Guardia Civil; todo era analógico. El sistema SES.Hospedajes está diseñado para realizar toda esta burocracia de forma telemática y digital, ahorrando así papel y tiempo, y trasladando la información al propio Ministerio del Interior. Pero para utilizar este sistema, primero hay que registrarse debidamente. ¿Qué es necesario para ello?

• Debes tener un ordenador o, en su defecto, un móvil que te permita operar con diligencia.
• Estar en disposición del certificado digital para poder insertar la autofirma.
• Poseer el certificado de identificación fiscal empresarial si procede.
• Entrar con las credenciales que facilite la plataforma.
• Cumplimentar el formulario de SES.Hospedajes. 

Ojo, porque hay errores comunes que hay que evitar; por ejemplo, has de asegurarte de que el certificado digital esté debidamente actualizado e instalado en tu navegador. También debes comprobar que tu conexión a Internet funciona correctamente a la hora de registrarte para evitar contratiempos. 

La actualización del registro de huéspedes es obligatoria; es decir, que si un hotel o un alquiler vacacional no se adapta correctamente al sistema SES.Hospedajes, podría enfrentarse a sanciones económicas. Concretamente, de entre 100 y 600 euros si el registro contiene infracciones leves (errores en los datos, retrasos, etc.) , y entre 601 y 30 000 euros si son de carácter grave, como la omisión de los datos o la falta de registros oficiales. 

A su vez, cabe destacar que el sistema SES.Hospedajes solo está pensado para alquileres y estancias a corto plazo; no está ideado para alojamientos a largo plazo, que tienen sus propias leyes al respecto. También hay que señalar que una misma cuenta en SES.Hospedajes puede registrar varios establecimientos o casas de alquiler.

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¿Cuáles son las formas de enviar los datos de tus huéspedes a SES.Hospedajes? 

Hay dos métodos para cumplir con la obligación vigente; en primer lugar, se puede utilizar la aplicación de la página web oficial. Se trata sencillamente de entrar en la web del Ministerio del Interior y registrar los datos del formulario de los huéspedes uno a uno. No se tarda más de 15-20 minutos. Otra opción, más cómoda para los propietarios, es utilizar un software especializado en servicios de gestión de propiedades. Normalmente, operan online, en tiempo real y a través de la nube, y están conectados con SES.Hospedajes. 

Implicaciones para los anfitriones de alquiler vacacional

Básicamente, los propietarios o anfitriones asumen un rol más autónomo y protagonista a la hora de recopilar los datos de los huéspedes. Mediante SES.Hospedajes, las exigencias formales están más controladas y, además, se pueden realizar los cambios de una manera más rápida y precisa; en tiempo real. Además, a la hora de concretar una reserva, el anfitrión tendrá que informar a sus huéspedes de la obligatoria toma de datos y de cuáles se van a solicitar. 

¿Cuáles son las nuevas exigencias legales del sistema SES.Hospedajes? 

Ante todo, se deben recabar los datos aparejados y solicitar la firma de todo huésped mayor de 14 años. Si el huésped es menor, no es preciso pedirles sus datos, pero sí preguntar por el parentesco con la persona adulta con la que viaja. Se ha de aclarar el número total de huéspedes por cada reserva, el lugar de procedencia y de residencia de cada uno de ellos, los documentos de identidad oficiales, los teléfonos (ya sea móvil o fijo) y el correo electrónico, entre otros datos. En total son 40 los datos que han de recopilarse en el proceso del check-in. 

Por otro lado, cabe destacar que no en todas las comunidades autónomas se aplica el Real Decreto 933/2021 por igual; el País Vasco y Cataluña tienen su propio registro de viajeros, en complicidad con la Ertzaintza y los Mossos d ‘Esquadra, respectivamente.   

¿Por qué es necesario un registro de viajeros como SES.Hospedajes?

Como ya hemos esbozado anteriormente, SES.Hospedajes no solo garantiza el cumplimiento de la normativa vigente, también simplifica la gestión del alquiler, elude las penalizaciones y proporciona seguridad tanto a los propietarios como a los inquilinos. Mantener todo actualizado garantiza un proceso de alquiler sin problemas y que tu negocio cumpla con la ley.

Es un método utilizado por las administraciones y autoridades públicas para llevar un control de los hospedajes turísticos y los huéspedes, implantar la legalidad pertinente y garantizar la seguridad de la ciudadanía. Al identificar a todos los viajeros y huéspedes, la Policía y la Guardia Civil podrían localizar a cualquier persona en caso de contratiempos, accidentes, emergencias o crisis de seguridad. También es un sistema de prevención contra el terrorismo, el fraude económico y el tráfico de drogas, entre otros delitos.

Algunas críticas al sistema SES.Hospedajes

Como todo en esta vida, el sistema SES.Hospedajes también ha recibido críticas, sobre todo por parte de los anfitriones. Algunos propietarios, hosteleros y empresas de alquiler vacacional consideran que se trata de una carga desproporcionada y advierten contra el uso indebido de los datos. Hay empresarios que han denunciado que los requisitos son excesivos y la implementación técnica es deficiente, y que se necesita un sistema más práctico que combine seguridad y eficiencia.

La burocracia, cada día más exigente, y los pormenores de la actividad turística han hecho que crezca el rol de los coanfitriones o gestores de propiedad. El papel de una persona profesional especialmente dedicada a la gestión de los inmuebles turísticos o vacacionales cotiza al alza. Normalmente, se trata de alguien que el anfitrión conoce personalmente y a quien desea otorgar potestad para la administración de sus propiedades a cambio de unos royalties. Es una forma de descargar responsabilidades y agilizar las gestiones. Aunque, eso sí, hay que disponer de una partida presupuestaria para remunerar ese trabajo. 

En definitiva, aunque el Ministerio del Interior deba perfeccionar el funcionamiento de SES.Hospedajes, esta herramienta digital parece que ha llegado para quedarse, por lo que los propietarios han de ponerse al día y cumplir con lo establecido. En Holidu te ayudamos a que tu alquiler vacacional se ciña a todos los requisitos técnicos y a que puedas sacarle rentabilidad desde el primer momento.

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