Cómo proteger tu casa de vacaciones con la Declaración de Estado del Inmueble

Este documento describe detalladamente el estado de la vivienda, sus complementos y el mobiliario, incluyendo cualquier defecto o daño. La Declaración se presenta al huésped durante el check-in y se hace oficial una vez que ambas partes firman el documento. Al momento del check-out, el gestor del apartamento y el huésped realizan una revisión de las condiciones del apartamento para evaluar cualquier daño ocurrido durante la estancia.

Importancia de la Declaración para un inmueble turístico

La Declaración protege al propietario de la casa de vacaciones una vez que el huésped ha firmado el documento. Al aceptar las condiciones del apartamento, para el anfitrión se convierte en una prueba concreta y objetiva sobre el estado inicial en que el inquilino tomó posesión del inmueble. Si la propiedad sufre daños, la Declaración facilita mucho al anfitrión la demostración de lo ocurrido. Sin un informe de condición de la propiedad en alquileres a corto plazo, sería muy complicado para el gestor de la casa de vacaciones poder comprobar el daño que realmente se produjo.

Una herramienta de transparencia

Presentar el Informe de Estado del Inmueble de una casa de vacaciones demuestra tu buena fe y protege al huésped de reclamaciones no veraces. Un documento bien redactado, claro y detallado es un indicio de profesionalidad, transparencia y la voluntad de establecer una relación clara y libre de malentendidos. Antes de firmarlo, el huésped tiene la facultad de señalar las incongruencias que encuentre, por ejemplo, anotando una ventana que se abre con dificultad o un electrodoméstico que no funciona.

Un excelente recurso para gestionar el apartamento

Un buen anfitrión debe asegurarse de alquilar un apartamento para vacaciones en perfecto estado, también desde el punto de vista del mantenimiento. Registrar regularmente el Estado del Inmueble, como ocurre en el caso de los alquileres a corto plazo, te permite monitorizar el desgaste de los objetos y planificar con mayor cuidado las intervenciones de mantenimiento, asegurando a los huéspedes elevados estándares de calidad.

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Para qué sirve la redacción de la Declaración

Son diversas las ventajas que ofrece el documento, entre ellas:

• Prevenir reclamaciones: la Declaración contiene una evaluación objetiva y aceptada por ambas partes, por lo tanto, es más sencillo tanto para el anfitrión como para el huésped defender sus razones.
• Acceder a un reembolso rápido: si ocurren daños por culpa del huésped, gracias a la Declaración es muy fácil establecer el monto del reembolso, con la protección correspondiente para ambas partes. Para obtener una compensación adecuada, solo tendrás que presentar la documentación pertinente de los daños en el inmueble alquilado.
• Cumplir las normativas: en algunas naciones, la presentación de la Declaración es obligatoria en caso de inspecciones por parte de las autoridades competentes.
• Demostrar responsabilidad hacia el inmueble: una casa de vacaciones representa una inversión en toda regla. Precisamente por esta razón, es fundamental tratar de mantener su valor intacto para poder obtener el beneficio deseado.

Cómo rellenar la Declaración

Para ser legítima y tener valor legal y práctico, la Declaración de Estado del Inmueble debe rellenarse siguiendo las siguientes indicaciones:

• Lista detallada: en la declaración, debes enumerar individualmente los muebles, electrodomésticos e instalaciones que pones a disposición de tus huéspedes, así como las decoraciones, la vajilla y todos los utensilios presentes en la casa. Si quieres ser aún más preciso, procura ser lo más concreto posible en la descripción de los elementos, incluyendo incluso los daños leves ya existentes, como grietas en las paredes o arañazos en las baldosas.
• Fotografías: para dar mayor valor al documento, adjunta fotografías nítidas y que contengan la fecha en que fueron tomadas.
• Firmas: en ausencia de las firmas de las partes, la Declaración no tiene ninguna validez legal, por lo que debes asegurarte de que el documento sea firmado y aceptado por el huésped después de realizar la revisión.
• Actualización: periódicamente, actualiza el documento incluyendo posibles modificaciones y daños.

¿Es obligatoria en España?

La normativa española sobre alquileres a corto plazo no impone la Declaración de Estado como una obligación general para cada reserva. Sin embargo, una vez que las partes la firman, el documento adquiere pleno valor legal como acuerdo entre ellas. Aunque no es obligatorio rellenarla, muchos property managers y agencias que anuncian alojamientos vacacionales la solicitan como buena práctica.

Es importante destacar que en España, la licencia de uso turístico (o equivalente según la Comunidad Autónoma) sí es obligatoria. Este documento, que certifica la legalidad y la idoneidad de la vivienda para el uso turístico según la normativa urbanística y sectorial, es fundamental y es el equivalente a la “Declaración de estado de hecho y estado legítimo del inmueble” mencionada en el texto original italiano. Este documento garantiza que quien ha adquirido la casa no tendrá problemas legales tras la compra.

¿Cómo gestionar la Declaración de Estado del Inmueble?

Una vez que el documento es redactado y firmado por las partes interesadas, puede ser entregado inmediatamente al huésped. Naturalmente, es conveniente que el anfitrión conserve una copia para sí mismo. La Declaración puede incluirse en el contrato de alquiler si lo hay, o redactarse como un documento aparte.

¿En qué ámbitos se puede utilizar la Declaración?

El documento se redacta a menudo en los siguientes casos:

• Alquileres turísticos profesionales, donde el anfitrión opera como empresario.
• Alquileres transitorios, es decir, los que van de 1 a 18 meses. En este caso, suelen ser las agencias de alquiler quienes la cumplimentan.
• Presencia de una fianza: la fianza es utilizada por los anfitriones para acceder más rápidamente a un reembolso en caso de daños. Gracias a la Declaración de Estado del Inmueble, el proceso se vuelve aún más ágil, ya que el depósito podría utilizarse para compensar total o parcialmente los daños sufridos.
• Inmuebles con acabados y mobiliario de lujo: para proteger las casas de prestigio de daños relevantes, se recurre a menudo a la Declaración de Estado del Inmueble, generalmente adjuntando fotos detalladas del edificio y el mobiliario.

¿Puedo rellenarla si uso las OTAs para alquilar mi casa de vacaciones?

La gestión de un apartamento a través de un portal de alquiler vacacional es perfectamente compatible con la Declaración de Estado del Inmueble. En este caso, al no preverse un contrato para entregar al huésped, el único documento que debes redactar es precisamente la Declaración. Para una mayor eficacia, recuerda ser lo más preciso posible sobre los muebles, las instalaciones y las decoraciones, y adjunta al documento cuantas más fotos recientes mejor. La Declaración también te será muy útil para la activación de las garantías y seguros que el sitio web de alquiler vacacional pone a tu disposición para protegerte de los daños causados por los huéspedes durante la estancia.

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