Políticas no reembolsables en alquileres vacacionales

Las condiciones de un alquiler vacacional rigen la relación que existirá entre el propietario —o el gestor de la propiedad— y el huésped. Entre estas condiciones es totalmente indispensable fijar una “política no reembolsable” de las estancias. A simple vista puede parecer una medida muy estricta, pero realmente es necesaria para establecer unas exigencias mínimas por ambas partes en la relación propietario-huésped. 

Qué son las políticas no reembolsables en los alquileres vacacionales

Básicamente, estamos hablando de unas condiciones rígidas y pactadas de antemano por las que, si existiera una cancelación de la reserva, no se reembolsará la cantidad ya pagada. Tan solo en situaciones muy específicas el huésped puede recuperar su dinero. Cada propietario establece sus propias reglas de acuerdo con la legalidad vigente, y estas pueden ser muy variadas, como veremos a continuación. Todo depende de la estrategia que queramos impulsar al gestionar nuestra propiedad.

Cómo funcionan las políticas no reembolsables en el alquiler vacacional

La premisa básica es que las políticas no reembolsables deben estar establecidas y han de ser democráticas y justas. También han de ser comunicadas de antemano de un modo claro, preciso y por todos los canales disponibles (por escrito, por email, en la página web, etc.). Es recomendable que los propietarios o anfitriones ofrezcan alternativas para huéspedes indecisos, como, por ejemplo, un seguro adicional de cancelación que les devuelva el importe pagado en caso de cancelación por fuerza mayor (enfermedad, cambio de trabajo, emergencias…). También se pueden flexibilizar estas políticas, de modo que sean efectivas solo durante un determinado número de días anteriores a la llegada, lo cual ofrecería a los huéspedes un tiempo de cortesía para cancelar la estancia sin penalización. 

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Beneficios de estas políticas para los propietarios

Normalmente, las políticas no reembolsables de los alquileres vacacionales son aceptadas por los visitantes. Estos entienden que es una forma de asegurar la estabilidad económica del alquiler vacacional. Es una cuestión lógica: si el huésped cancela su reserva a última hora, el propietario puede quedarse con la propiedad inutilizada y necesitará un mínimo de ingresos para cuadrar sus cuentas. 

Conviene recordar que una cancelación no solo supone un contratiempo económico sujeto a la estancia, sino también a todos los servicios adicionales que el huésped no solicita ni llega a consumir: lavandería, desayunos, experiencias por la ciudad, etc.

Las políticas no reembolsables, al ser rígidas, contribuyen a eludir malentendidos acerca de los reembolsos en las reservas. En otras palabras, minimiza el riesgo de reclamaciones. Son, también, un modo de conseguir tranquilidad, estabilidad, rigurosidad y solvencia económica. Y, si son realmente transparentes, este tipo de políticas puede convertirse en un aliado en términos de reputación. Generalmente, la clientela valora la claridad y la honestidad a la hora de fijar las condiciones de reserva.

Las políticas no reembolsables, a su vez, ayudan a los propietarios a realizar una planificación financiera; pueden contar con un dinero a partir de una fecha determinada y luego calendarizar las reservas con garantías.

Sí, también existen beneficios para los huéspedes

Aunque pueda parecer lo contrario, este tipo de políticas también reportan beneficios para los huéspedes. En primer lugar, es un ejercicio de transparencia que beneficia a todas las partes implicadas. No hay nada mejor que la seguridad de un marco normativo. Con unas políticas predefinidas, el huésped conocerá qué puede y debe esperar del alojamiento y del servicio.

Por otro lado, al apostar por la transparencia, y como señalamos antes, se reduce el riesgo de contratiempos y de disputas. Muchos propietarios prefieren rigidez en las políticas no reembolsables, lo que les garantiza que las reservas van a efectuarse, mientras que otros optan por la flexibilidad en los pagos para ampliar su público. Eso depende de cada anfitrión y de su visión del negocio. 

En caso de que sea el propietario quien cancela la reserva, normalmente se compromete a reembolsar el importe completo del depósito pagado por el huésped. En algunos casos, incluso incluyen una compensación económica a modo de descuento o de servicios en futuras estancias. Los casos en los que cancela el propietario suele revertir en mala reputación e incluso en reseñas negativas, por lo que la cancelación debe ser la última opción para un negocio de alquiler vacacional. 

Mejores prácticas al ofrecer políticas no reembolsables

La profesionalidad y la claridad son indispensables a la hora de ofrecer este tipo de políticas. En primer lugar, una buena comunicación es esencial. Los huéspedes deben conocer las condiciones de las políticas no reembolsables desde un primer momento. Han de estar visibles en el anuncio de la propiedad, en la letra pequeña en las diferentes plataformas y en el contrato de alquiler. Desde Holidu, recomendamos también explicar las razones por las que se aplican estas políticas, para que el huésped siempre pueda empatizar con el propietario. Explícales por escrito y en persona que son medidas básicas para garantizar un mínimo de ingresos; que no es nada sencillo concretar reservas de última hora. 

El trato al huésped es sumamente importante. Sé cortés, empático, amable, educado pero siempre firme. Con las políticas no reembolsables, además, no debes dejar lugar a dudas o interpretaciones. 

Por otro lado, es aconsejable evitar la arbitrariedad y ser riguroso. No es nada ejemplar realizar excepciones y mucho menos normalizarlas; esto restaría legitimidad al propietario. Pero la rigurosidad no tiene por qué estar enfrentada con la flexibilidad. Se puede ser flexible y riguroso, sencillamente hay que aclarar por escrito la existencia de políticas parcialmente reembolsables. También hay que ser especialmente estrictos con la regulación a nivel local y regional; cumplir escrupulosamente con la ley te dará amparo legal y credibilidad de cara al público.  

Ejemplos reales de políticas no reembolsables

A continuación, ofrecemos tres ejemplos reales de políticas no reembolsables que pueden ser de utilidad:

• Política no reembolsable con posibilidad de cambio de fecha. “El importe total de la reserva no es reembolsable en caso de cancelación. Sin embargo, es posible realizar un cambio de fechas de la reserva del alquiler vacacional sin costes asociados, siempre y cuando dicho cambio se efectúe con al menos 30 días de antelación respecto a la fecha de llegada inicial”. 
• Política no reembolsable con porcentaje para futuras reservas. “El importe de la reserva no es reembolsable en metálico. En cambio, en caso de cancelación ofrecemos el 50 % del importe total para una reserva que tenga lugar en los siguientes 6 meses, contabilizando desde el día en que tuvo lugar la reserva”. 
• Política no reembolsable con posibilidad de seguro. “El importe total de la reserva no es reembolsable; sin embargo, existe la posibilidad de contratar un seguro de cancelación que la cubre en casos justificados por motivos laborales y/o médicos”.

Los enfoques de las políticas no reembolsables son variados. Puedes activarlas en periodos de alta demanda, de un modo más flexible y atractivo, o con una intención puramente proteccionista. En cualquiera de los casos, son unas políticas necesarias. Ya sabes que en Holidu pretendemos ayudar a los propietarios a concretar más reservas y que sus alquileres vacacionales sean eficientes. Sigue la última hora del sector en el magazine de Holidu y descubre cómo sacarle el mayor partido a tus propiedades.

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